MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO

1
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA
Normas Técnicas de Control Interno
MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO
SOBRE UN MODELO GENÉRICO DE LA
ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y DESCENTRALIZADA
FUNCIONALMENTE
Caracas, Septiembre de 2005
2
MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO
CONTENIDO
1. PRESENTACIÓN ................................................................................ 3
2. BASE LEGAL ..................................................................................... 4
3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE LAS FINANZAS
PÚBLICAS (SIGECOF) ....................................................................... 6
3.1.- Aspectos Generales................................................................... 6
3.2.- Sub-Sistemas que Conforman el SIGECOF .................................. 7
4. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Y LOS ENTES DESCENTRALIZADOS FUNCIONALMENTE
4.1.-Aspectos Generales.................................................................. 20
4.2.-Normas Generales de Control Interno........................................ 21
4.3.-Normas Básicas de Control Interno Relativas a la Organización de
los Organismos y Entes Públicos ............................................... 29
4.4.-Normas Básicas de Control Interno Relativas al Sistema de
Contabilidad............................................................................ 33
4.5.-Normas Básicas Relativas a la Auditoría Interna ......................... 36
4.6.-Normas Básicas de Control Interno Relativas al Sistema de
Presupuesto............................................................................ 38
4.7.-Normas Básicas de Control Interno Relativas al Ciclo de Pagos de la
Administración Central y Entes Descentralizados Funcionalmente 40
4.8.-Normas Básicas de Control Interno Relativas al Ciclo de Ingresos 44
4.9.-Normas Básicas de Control Interno Relativas al Ciclo de Ejecución
Presupuestaria ........................................................................ 45
4.10.-Normas Básicas de Control Interno Relativas al Ciclo de Compras y
Contrataciones ........................................................................ 54
4.11.-Normas Básicas de Control Interno de Bienes e Inversiones en
Proyectos................................................................................ 57
4.12.-Normas Básicas de Control Interno para el Ciclo de Crédito Público
.............................................................................................. 61
4.13.-Normas Básicas de Control Interno Relativas al Sistema de
Administración de Recursos Humanos ....................................... 68
5. INSTRUCTIVO PARA EL ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL
INTERNO POR CICLOS DE TRANSACCIONES .................................... 71
ANEXOS
A. Modelo Genérico de los Ciclos de Actividades de la Administración
Central y Descentralizada Funcionalmente ................................... 73
B. Indicadores de Gestión ...............................……………………………..75
C. Abreviaturas…………………………………………..……………………………….97
3
1. PRESENTACIÓN
La Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (SUNAI), actuando en su
carácter de órgano rector del control interno, así como de la dirección de la
auditoría interna en la administración central y descentralizada
funcionalmente, excluido el Banco Central de Venezuela, ha realizado la
actualización del Manual de Control Interno dictado por la Superintendencia
Nacional de Control Interno y Contabilidad Pública (SUNACIC), publicado en
Gaceta Oficial de la República de Venezuela N° 5.275, de fecha 17 de
noviembre de 1998, que contiene las normas mínimas de control interno que
deben ser adoptadas por los funcionarios responsables del manejo y control
de los recursos y bienes de la administración central y descentralizada
funcionalmente. Su propósito principal es servir de guía para el
establecimiento de los sistemas de control interno en los entes públicos.
Las normas de control interno originalmente se desarrollaron para un modelo
genérico de los ciclos de actividades de la administración central, el cual fue
concebido después del levantamiento y análisis de las operaciones en cuatro
ministerios de diferente naturaleza, y el análisis del modelo conceptual del
Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF),
desarrollado por el personal del proyecto.
La identificación de los ciclos de actividades se hizo por intermedio de una
comparación con los ciclos de actividades de una empresa privada, pero sin
dejar de tomar en cuenta el carácter público de los organismos; al mismo
tiempo es necesario resaltar que las actividades de procesamiento de datos y
registro contable están inmersas en cada ciclo.
Las normas incluidas en la presente actualización se hacen extensivas a los
entes descentralizados funcionalmente de conformidad con lo establecido en el
artículo 138 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público (LOAFSP).
Los entes descentralizados funcionalmente con fines empresariales, así como
las empresas en las que el Estado tenga participación mayoritaria, se regirán
por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y por las
Normas de Auditoría de General Aceptación (NAGA).
El Manual ha sido concebido sólo como un instrumento orientador, puesto que
no cubre todos los ciclos ni prescribe soluciones para problemas particulares.
El uso del Manual debe ser acompañado con consultas al personal de la
Superintendencia Nacional de Auditoría Interna (SUNAI) para casos que
requieran un juicio profesional. Además, servirá de marco referencial para el
personal de otras disciplinas, que requieran controlar áreas específicas.
4
El Manual se fundamenta en la normativa legal vigente para la Administración
Pública que se indica a continuación:
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público y sus
Reglamentos 1, 2, 3, 4 y el Reglamento sobre la Organización del Control
Interno en la Administración Pública Nacional, Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y su
reglamento; las Normas Generales de Control Interno y de Auditoría de
Estado, dictadas por la Contraloría General de la República (CGR). Además, se
toman en consideración los documentos internacionales siguientes:
Manuales Normativos de la Sindicatura General de la Nación (SIGEN) de
Argentina, Normas de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos,
Manual de Contabilidad del Banco Mundial, Políticas del Banco Interamericano
de Desarrollo sobre Control y Auditoría de Entidades y Proyectos, Normas de
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI), las Normas Internacionales de Auditoría emitidas por el Comité
Internacional de Prácticas de Auditoría de la Federación Internacional de
Contadores (IFAC) y el Informe COSO emitido en el año 1992 por el
“Committee of Sponsoring Organization of Tradeway Comisión”, trabajo
encomendado por el Instituto Americano de Contadores Públicos, la Asociación
Americana de Contabilidad, el Instituto de Auditores Internos, el Instituto de
Administración y Contabilidad y el Instituto de Ejecutivos Financieros.
El Manual de Control Interno, será actualizado por la Superintendencia
Nacional de Auditoría Interna (SUNAI), cuando se estime pertinente.
2. BASE LEGAL
• Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
• Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público (Gaceta Oficial N° 38.198, de fecha 31 de
mayo de 2005).
• Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la
Administración Pública Nacional (Gaceta Oficial N° 37.783, de fecha 25
de septiembre de 2003).
• Reforma Parcial del Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema
Presupuestario (Gaceta Oficial N° 5.781 Extraordinario, de fecha 12 de
agosto de 2005).
5
• Reglamento N° 2 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera
del Sector Público, sobre el Sistema de Crédito Público (Gaceta Oficial
N° 38.117, de fecha 28 de enero de 2005).
• Reglamento N° 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera
del Sector Público, sobre el Sistema de Tesorería (Gaceta Oficial N°
37.419, de fecha 09 de abril de 2002).
• Reglamento Parcial N° 4 de la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Contabilidad Pública
(Gaceta Oficial N° 5.623 Extraordinario, de fecha 29 de diciembre de
2002).
• Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal (Gaceta Oficial N° 37.347, de fecha 17 de
diciembre de 2001).
• Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República (Gaceta Oficial Extraordinaria N° 5.128 Extraordinario, de
fecha 27 de diciembre de 1996).
• Normas Generales de Control Interno, dictadas por la Contraloría
General de la República (Gaceta Oficial N° 36.229, de fecha 17 de
junio de 1997).
• Normas Generales de Auditoría de Estado, dictadas por la Contraloría
General de la República (Gaceta Oficial N° 36.229, de fecha 17 de
junio de 1997).
• Normas Generales de Contabilidad del Sector Público (Gaceta Oficial
N° 36.100, de fecha 04 de diciembre de 1996).
• Ley Orgánica de la Administración Pública (Gaceta Oficial N° 37.305,
de fecha 17 de octubre de 2001).
• Ley Orgánica del Trabajo (Gaceta Oficial N° 5.152 Extraordinario, de
fecha 19 de junio de 1997).
• Ley del Estatuto de la Función Pública (Gaceta Oficial N° 37.522, de
fecha 06 de septiembre de 2002).
• Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Obras
Públicas (Gaceta Oficial N° 5.096 Extraordinario, de fecha 16 de
septiembre de 1996).
6
• Decreto con Fuerza de Ley de Reforma Parcial de la Ley de
Licitaciones (Gaceta Oficial N° 38.165, de fecha 13 de abril de 2005).
• Decreto con rango y fuerza de Ley Orgánica de Ciencia y Tecnología e
Innovación N° 3.390 (Gaceta Oficial N° 38.242, de fecha 03 de agosto
2005), referido al uso del software libre.
• Decreto con Rango de Fuerza de Ley Orgánica sobre promoción de la
Inversión Privada bajo el Régimen de Concesiones (Gaceta Oficial N°
5.394 Extraordinario, de fecha 25 de octubre de 1999).
• Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Estudios y
Proyectos (Gaceta Oficial N° 30.785, de fecha 03 de septiembre de
1975).
• Ley Contra la Corrupción (Gaceta Oficial N° 5.637 Extraordinario, de
fecha 07 de abril de 2003).
• Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (Gaceta Oficial N°
2.818 Extraordinario, de fecha 01 de junio de 1981).
3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE LAS
FINANZAS PÚBLICAS (SIGECOF)
3.1.- Aspectos Generales
En el año 1995, el Presidente de la República, en ejercicio de sus
atribuciones decretó la elaboración del Programa de Modernización de la
Administración Financiera del Estado, cuyos propósitos son los siguientes:
• Desarrollar e implantar el Sistema Integrado de Gestión y Control de
las Finanzas Públicas (SIGECOF).
• Fortalecer las funciones del gasto público y auditoría interna en los
organismos públicos mediante la creación de un órgano rector de
control y auditoría interna del Ejecutivo Nacional.
• Simplificar y automatizar los procesos de la administración financiera.
En fecha 5 de septiembre de 2000, el Presidente de la República, Hugo
Chávez Frías, promulga la Ley Orgánica de la Administración Financiera
del Sector Público, la cual le otorga base legal al SIGECOF y ordena la
reestructuración al referido Programa de Modernización de las Finanzas
Pública, a fin de que su objeto atienda prioritariamente a la implantación
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de los sistemas de administración financiera y el sistema de control
interno (LOAFSP).
3.2.- Sub-Sistemas que Conforman el SIGECOF
El SIGECOF comprende los siguientes subsistemas: Presupuesto,
Contabilidad, Tesorería, Crédito Público, Compras, Bienes Nacionales y
Control Interno. (Decreto N° 570 del 23/2/95).
3.2.1.- Sistema de Presupuesto
El Sistema Presupuestario está integrado por el conjunto de
principios, órganos, normas y procedimientos que rigen el proceso
presupuestario de los entes y órganos del Sector Público.
La Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), es el órgano rector
del Sistema Presupuestario Público. Las oficinas de presupuesto de
cada entidad deberán mantener una estrecha relación con el órgano
rector y con los demás sistemas de la administración financiera.
Por intermedio del SIGECOF, la ONAPRE recibe información referente
a los recursos y gastos de la Administración Pública Nacional, la cual
analiza y propone las modificaciones que sean necesarias. En la fase
de ejecución, los organismos ordenadores de compromisos y pagos
suministran información a la ONAPRE sobre los gastos ejecutados,
los cuales debe revisar y emitir un informe sobre el estado de la
ejecución. Al final del ejercicio hará una evaluación sobre los
objetivos y metas alcanzadas.
3.2.2.- Sistema de Contabilidad Pública
El Sistema de Contabilidad Pública comprende el conjunto de
principios, órganos, normas y procedimientos técnicos que permiten
valorar, procesar y exponer los hechos económicos-financieros que
afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de la República o de
sus entes descentralizados.
Tiene como propósito fundamental el registro sistemático de todas
las transacciones que afecten la situación económico financiera de la
República y de sus entes descentralizados e informar sobre la gestión
financiera de los organismos públicos de manera oportuna, confiable
y eficiente, así como producir información financiera para la toma de
decisiones por parte de los responsables de la gestión financiera
pública y para los terceros interesados en la misma.
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El Sistema de Contabilidad Pública tiene entre sus funciones:
• Registrar sistemáticamente todas las transacciones que afecten
la situación económico financiera de la República y de sus
entes descentralizados funcionalmente.
• Producir estados financieros básicos de un sistema contable
(activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos) de los entes
públicos sometidos al sistema.
• Producir información financiera necesaria para la toma de
decisiones.
• Presentar la información contable, los estados financieros y la
respectiva documentación de apoyo, ordenados de tal forma
que facilite el ejercicio del control y la auditoría interna y
externa.
• Suministrar información necesaria para la formación de las
cuentas nacionales.
Principales características del sistema contable:
• Es único, integrado, aplicable a todos los órganos de la
República.
• Está fundamentado en las normas generales de contabilidad,
dictadas por la Contraloría General de la República y en los
demás principios de contabilidad de general aceptación
aplicables al sector público.
• Está soportado electrónicamente.
• Permite conocer permanentemente la gestión presupuestaria,
de tesorería y patrimonial de la República y sus entes
descentralizados.
• Consolida los estados financieros de la República y sus entes
descentralizados.
• En el futuro, deberá determinar los costos de las operaciones
públicas.
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La Oficina Nacional de Contabilidad Pública (ONCOP) es el órgano
rector del Sistema de Contabilidad Pública y como tal le
corresponden las siguientes atribuciones (LOAFSP):
• Dictar las normas técnicas de contabilidad y los procedimientos
específicos que considere necesarios para el adecuado
funcionamiento del Sistema de Contabilidad Pública.
• Prescribir los sistemas de contabilidad para la República y sus
entes descentralizados sin fines empresariales, mediante
instrucciones y modelos que se publicarán en la Gaceta Oficial.
• Emitir opinión sobre los planes de cuentas y sistemas
contables de las sociedades del Estado, en forma previa, a su
aprobación por éstas.
• Asesorar y asistir técnicamente a los organismos y entes en la
implantación de las normas, procedimientos y sistemas de
contabilidad que prescriba.
• Llevar en cuenta especial, el movimiento de las erogaciones
con cargo a los recursos originados en las operaciones de
crédito público de la República y de sus entes
descentralizados.
• Organizar el sistema contable de tal forma que permita
conocer permanentemente la gestión presupuestaria, de
tesorería y patrimonial de la República y sus entes
descentralizados.
• Llevar la contabilidad central de la República y elaborar los
estados financieros correspondientes, realizando las
operaciones de ajuste, apertura y cierre de la misma.
• Consolidar los estados financieros de la República y sus entes
descentralizados.
• Elaborar la Cuenta General de Hacienda que debe presentar
anualmente el Ministerio de Finanzas ante la Asamblea
Nacional, los demás estados financieros que considere
convenientes, así como los que solicite la misma Asamblea
Nacional y la Contraloría General de la República.
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• Evaluar la aplicación de las normas, procedimientos y sistemas
de contabilidad prescritos y ordenar los ajustes que estime
procedentes.
• Promover o realizar los estudios que considere necesarios
sobre la normativa vigente en materia de contabilidad, a los
fines de su actualización permanente.
• Coordinar la actividad y vigilar el funcionamiento de las oficinas
de contabilidad de los órganos de la República y de sus entes
descentralizados sin fines empresariales.
• Elaborar las cuentas económicas del sector público, de acuerdo
con el sistema de cuentas nacionales.
• Dictar las normas e instrucciones técnicas necesarias para la
organización y funcionamiento del archivo de documentación
financiera de la administración nacional.
3.2.3.- Sistema de Tesorería
El Sistema de Tesorería está integrado por el conjunto de principios,
órganos, normas y procedimientos a través de los cuales se presta el
servicio de tesorería.
El servicio de tesorería comprende, fundamentalmente, las
actividades de custodia de fondos, la percepción de ingresos y la
realización de pagos.
La Oficina Nacional del Tesoro (ONT) es el órgano rector del Sistema
de Tesorería y como tal, le corresponden las siguientes atribuciones:
• Participar en la formulación y coordinación de la política
financiera, para el Sector Público Nacional (LOAFSP).
• Aprobar, conjuntamente con la ONAPRE, la programación de
los órganos y entes regidos por la Ley de Presupuesto y
programar el flujo de fondos de la República.
• Percibir los productos en numerario de los ingresos públicos
nacionales.
• Custodiar los fondos y valores pertenecientes a la República.
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• Hacer los pagos autorizados por el Presupuesto de la República
conforme a la ley.
• Distribuir en el tiempo y en el territorio las disponibilidades
dinerarias para la puntual satisfacción de las obligaciones de la
República.
• Administrar el sistema de cuenta única del Tesoro Nacional que
establece la LOAFSP.
• Registrar contablemente los movimientos de ingresos y
egresos del Tesoro Nacional.
• Determinar las necesidades de emisión y colocación de letras
del tesoro, con las limitaciones establecidas en la LOAFSP, y
solicitar de la Oficina Nacional de Crédito Público la realización
de estas operaciones.
• Elaborar anualmente el presupuesto de caja del sector público
nacional y realizar el seguimiento y evaluación de su ejecución.
• Participar en la coordinación macroeconómica concerniente a la
política fiscal y monetaria, así como en la formación del
acuerdo anual de políticas sobre esas materias, estableciendo
lineamientos sobre mantenimiento y utilización de los saldos de
caja.
Las características de este sistema son las siguientes:
• Rige el principio de unidad de caja (Cuenta Única del Tesoro).
• En lo que se refiere a las actividades de custodia de fondos,
percepción de ingresos y realización de pagos, el servicio de
tesorería podrá ser extendido a los entes descentralizados de
la República en la oportunidad, forma y condiciones que
establezca el Ejecutivo Nacional.
• Los fondos del Tesoro Nacional pueden ser colocados en el
mercado de capitales en los términos y condiciones que señale
el Ministro de Finanzas, oída la opinión del Tesorero Nacional y
conforme a lo dispuesto en el respectivo Reglamento.
• El pronóstico de flujo de caja del sector público no financiero
se utiliza cómo instrumento principal de programación y
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evaluación de la ejecución de los ingresos y pagos de dicho
sector.
• Los entes descentralizados funcionalmente sin fines
empresariales, recibirán lineamientos y cumplirán normas
dictadas por la Oficina Nacional del Tesoro, las cuales deberán
ser observadas por ellos a fin de articular coherentemente su
gestión de tesorería, en consideración con la política financiera
de la República.
• La Oficina Nacional del Tesoro actuará como unidad
especializada para la gestión financiera del tesoro, la
coordinación de la planificación financiera del Sector Público
Nacional.
• Dictará normas e instrucciones técnicas necesarias para el
funcionamiento del servicio y propondrá las normas
reglamentarias pertinentes.
El subsistema de tesorería en los entes descentralizados sin fines
empresariales debe funcionar como parte del sistema de
administración financiera de la organización, integrado a los demás
subsistemas; posibilitándose el manejo de información en tiempo
real, al operar bajo el criterio de unicidad del registro.
La gestión de tesorería en los entes descentralizados sin fines
empresariales comprende los siguientes procesos básicos:
• Programación financiera o de caja.
• Percepción de ingresos.
• Realización de Pagos.
• Conciliación bancaria.
• Colocaciones financieras.
• Custodia de valores.
3.2.4.- Sistema de Crédito Público
El sistema de Crédito Público comprende el conjunto de principios,
normas, organismos, recursos y procedimientos administrativos que
intervienen en las operaciones de crédito público que realizan los
entes del Estado, con el objeto de captar medios de financiamiento.
Las operaciones de crédito público se rigen por la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público y su Reglamento, las
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previsiones de la Ley del Marco Plurianual del Presupuesto y por las
leyes especiales, decretos, resoluciones y convenios relativos a cada
operación.
El endeudamiento resultante de las operaciones de crédito público,
se denomina Deuda Pública.
La cual se clasifica en interna y externa.
El Marco plurianual del Presupuesto, que elabora el Ministerio de
Finanzas en coordinación con el Ministerio de Planificación y
Desarrollo, y el Banco Central de Venezuela, establece los límites
máximos de gasto y de endeudamiento que se contemplarán en los
presupuestos nacionales para un período de tres años, los
indicadores y demás reglas de disciplina fiscal que permitan asegurar
la solvencia y sostenibilidad fiscal y equilibrar la gestión financiera
nacional en dicho período, de manera que los ingresos ordinarios
sean suficientes para cubrir los gastos ordinarios.
La Oficina Nacional de Crédito Público (ONCP) es el órgano rector del
Sistema de Crédito Público y como tal, le corresponden las
atribuciones siguientes:
• Participar en la formulación de los aspectos crediticios de la
política financiera que elabore el Ministerio de Finanzas para el
sector Público Nacional.
• Proponer el monto máximo de endeudamiento que podrá
contraer la República en cada ejercicio presupuestario
definidas por el Ejecutivo Nacional.
• Dirigir y coordinar las gestiones de autorización, la negociación
y la celebración de las operaciones de crédito público.
• Dictar normas técnicas que regulen los procedimientos de
emisión, colocación, canje, depósito, sorteos, operaciones de
mercado y cancelación de la deuda pública.
• Dictar normas técnicas que regulen la negociación,
contratación y amortización de préstamos.
• Registrar las operaciones de crédito público en forma integrada
al sistema de contabilidad pública.
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• Realizar las estimaciones y proyecciones presupuestarias del
servicio de la deuda pública y supervisar su cumplimiento.
• Dirigir y coordinar las relaciones con inversionistas y agencias
calificadoras de riesgos.
• Velar porque los recursos obtenidos de las operaciones de
crédito público se empleen en los fines originalmente previstos.
• Emitir la información requerida por la Asamblea Nacional.
Las características de este sistema son las siguientes:
• Las operaciones de crédito público tienen por objetivo arbitrar
los recursos o fondos para realizar inversiones reproductivas,
atender casos de evidente necesidad o de conveniencia
nacional y cubrir necesidades transitorias de tesorería.
• Los entes u organismos regidos por la LOAFSP no podrán
celebrar ninguna operación de crédito público sin la
autorización de Asamblea Nacional, otorgada mediante ley
especial.
• Conjuntamente con el proyecto de Ley de Presupuesto, el
Ejecutivo presentará ante la Asamblea Nacional, para su
autorización (mediante ley especial que será promulgada
simultáneamente con la Ley de Presupuesto), el monto
máximo de las operaciones de crédito público a contratar
durante el ejercicio presupuestario respectivo por la República,
el monto máximo de endeudamiento neto que podrá contraer
durante ese ejercicio; así como el monto máximo en letras del
Tesoro que podrán estar en circulación al cierre del respectivo
ejercicio Presupuestario.
3.2.5.- Sistema de Compras
El Sistema de Compras comprende el conjunto de principios,
órganos, normas y procedimientos que intervienen desde que se
elabora la requisición de compras; revisión de la disponibilidad,
registro y análisis de las cotizaciones; hasta la selección del
proveedor o contratista y emisión de la Orden de Compra (creación
del compromiso por la persona autorizada).
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Entre sus características están las siguientes:
• Permitir la comparación de precios (precio indicativo).
• Reintegrar los compromisos (presupuestariamente y
contablemente).
• Verificar la disponibilidad presupuestaria.
• Catalogación de los Bienes y Materias.
• Permitir el seguimiento de las Órdenes de Compra, desde el
inicio hasta la emisión.
• Interfaces en el Registro Nacional de Contratistas.
3.2.6.- Sistema de Bienes
El Sistema de Bienes comprende el registro y control de los bienes de
la República, así como el correspondiente a los entes
descentralizados sin fines empresariales. Este sistema es un auxiliar
del Sistema Contable, por lo tanto, el órgano rector del mismo es la
Oficina Nacional de Contabilidad (ONCOP).
Las características fundamentales del sistema de bienes son las
siguientes:
• Adquisición de los bienes a precios justos y razonables.
• Registro del gasto por adquisición de bienes en todas sus fases
(compromiso, causado y pago).
• Catálogo de Bienes y Materias.
• Registro contable y control físico de los bienes.
• Vinculación directa con el sistema de compras.
• Codificación uniforme y particularizada.
• Condiciones en que se encuentran los activos.
• Seguimiento de las adquisiciones, en todas sus fases.
• Inventario periódico de los bienes.
• Interfaces con el Registro Nacional de Contratistas.
3.2.7.- Sistema de Control Interno
El sistema de control interno de cada organismo o entidad tiene por
objeto promover el acatamiento de las normas legales, salvaguardar
los recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información
financiera y administrativa a fin de hacerla útil, confiable y oportuna;
promover la eficiencia de las operaciones, estimular el acatamiento
de las decisiones adoptadas y lograr el cumplimiento de sus planes,
programas y presupuestos, en concordancia con las políticas
prescritas, los objetivos y metas propuestas (Reglamento sobre la
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Organización del Control Interno en la Administración Pública
Nacional).
El sistema de control interno comprende el plan de organización, las
políticas y normas, así como los procedimientos adoptados para la
autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación,
evaluación, seguridad y protección de los recursos y bienes que
integran el patrimonio público, incorporados en los procesos
administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del
organismo.
El sistema de control interno de cada ente u organismo debe ser
integral e integrado, abarcar los aspectos presupuestarios,
económicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestión, así
como la evaluación de programas y proyectos. Funcionará
coordinadamente con el de control externo a cargo de la Contraloría
General de la República.
Las unidades de auditoría interna de los organismos cuyos titulares
dependen jerárquicamente de la máxima autoridad de los mismos
actúan coordinadas técnicamente por la Superintendencia Nacional
de Auditoría Interna (SUNAI).
El órgano rector del sistema de control interno es la SUNAI y como
tal le corresponden (LOAFSP) las atribuciones siguientes:
• Orientar el control interno y facilitar el control externo, de
acuerdo con las normas de coordinación dictadas por la
Contraloría General de la República.
• Dictar pautas de control interno, especificas por área
administrativa, financiera u operacional, o por procesos, oída la
opinión de los respectivos órganos de auditoría interna.
• Prescribir normas de auditoría interna y dirigir su aplicación por
parte de las unidades de auditoría interna.
• Realizar o coordinar las auditorías que estime necesarias, para
evaluar el sistema de control interno en los organismos y entes
de la administración central y descentralizada funcionalmente,
así como realizar las auditorías financieras, de legalidad o de
gestión que considere necesarios.
• Orientar la evaluación de proyectos, programas y operaciones.
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• Velar por la adopción de adecuados procedimientos para
procurar que se pacten precios justos y razonables en la
adquisición de bienes y servicios y orientar, especialmente, la
eficiencia de los procesos correspondientes.
• Vigilar la aplicación de las normas dictadas por los órganos
rectores de los sistemas de administración financiera del sector
público nacional e informar los incumplimientos observados.
• Apoyar los programas de complementación del control externo
e interno, con vista a la debida coordinación entre ambos
sistemas y facilitar, en general, el ejercicio del control externo.
• Supervisar técnicamente las unidades de auditoría interna,
aprobar sus planes de trabajo y orientar y vigilar su ejecución,
sin perjuicio de las atribuciones de la Contraloría General de la
República.
• Velar por el acatamiento, por parte de las autoridades
competentes, de las recomendaciones formuladas por los
órganos de auditoría interna.
• Proponer medidas para el mejoramiento continuo de la
organización, estructura y procedimientos de las unidades de
auditoría interna.
• Formular directamente a los organismos o entidades, las
recomendaciones necesarias para asegurar el cumplimiento de
las normas de auditoría interna y de los criterios de economía,
eficacia y eficiencia.
• Establecer requisitos de calidad técnica para el personal de
auditoría de la administración financiera del sector público y de
consultores especializados en las materias vinculadas y
mantener un registro de auditores y consultores.
• Promover la oportuna rendición de cuentas de los funcionarios
encargados de la administración, custodia o manejo de fondos
o bienes públicos, de acuerdo con las normas que dicte la
Contraloría General de la República.
• Realizar y promover actividades de adiestramiento y
capacitación de personal, en materia de control y auditoría.
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• Atender las consultas que se formulen en el área de su
competencia.
Definiciones de Control Interno
En cada Organismo o ente se debe establecer y mantener un sistema
de control interno adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la
organización. Dicho sistema incluirá los elementos de control previo y
posterior incorporados en el plan de organización, en las normas y
manuales de procedimientos de cada ente u órgano, así como la
auditoría interna (LOAFSP).
Concepto INTOSAI
Plan de organización y el conjunto de planes, métodos,
procedimientos y otras medidas de una institución, tendentes a
ofrecer una garantía razonable de que se cumplan los siguientes
objetivos principales:
• Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y
eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada.
• Preservar al patrimonio frente a pérdidas por despilfarro,
abuso, mala gestión, errores, fraudes o irregularidades.
• Respetar las leyes, reglamentaciones y directivas; estimular la
adhesión de los integrantes de la organización a sus políticas y
objetivos.
• Elaborar y obtener datos financieros y de gestión completos,
confiables y presentados correctamente en informes
oportunos.
Concepto Informe COSO
El Control Interno es un proceso efectuado por la junta directiva de
una entidad, gerencia y otro personal para proveer razonable
seguridad respecto del logro de objetivos en las siguientes
categorías:
• Efectividad y eficiencia de las operaciones.
• Confiabilidad de la Información Financiera.
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
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Conceptos Fundamentales de esta Definición
• El control interno es un proceso, es un medio hacia un fin y no
un fin en si mismo.
• El control interno es efectuado por personas, no es sólo
políticas, manuales y formatos sino personas a todos los
niveles de la organización.
• El control interno, por muy bien que esté diseñado e
implantado, sólo puede aportar un grado razonable de
seguridad, acerca de la consecución de los objetivos de la
entidad, ya que se ve afectado por limitaciones que son
inherentes a todos los controles. El control interno que
pretendiese dar una seguridad absoluta, sería antieconómico y
asfixiaría la actividad de la organización.
Componentes del Control Interno
• El ambiente de control.
• Los procesos de valoración de riesgos de la organización.
• Los sistemas de información y comunicación.
• Los procedimientos de control.
• La supervisión y monitoreo de los controles.
Elementos del Ambiente de Control
• Comunicación y cumplimiento de la integridad y los valores
éticos.
• Compromiso con la competencia.
• Participación de quienes están a cargo del gobierno.
• Filosofía y estilo de operación de la administración.
• Estructura organizacional.
• Asignación de autoridad y responsabilidad.
• Políticas y prácticas de Recursos Humanos.
Procedimientos de Control
Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se
cumplan las directivas de la administración:
• Procesamiento de información.
• Revisiones del desempeño.
• Controles físicos.
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• Segregación de funciones.
Elementos que Componen el Sistema de Control Interno
Estructura Organizativa
Cada entidad debe disponer de una organización formal y
actualizada, orientada hacia los objetivos y metas fijadas por las
máximas autoridades.
El sistema de ejecución y control de las operaciones comprende los
subsistemas siguientes:
Subsistema Directivo
Donde se formulan las políticas y se toman las decisiones al más alto
nivel a ser ejecutadas en los niveles operacionales.
Subsistema Operacional
Integrado por las normas y procedimientos que regulan la ejecución
de las actividades a nivel operacional.
Subsistema de Información
Cuya función es apoyar a la gestión con información confiable, veraz
y oportuna para la toma de decisiones.
Subsistema de Recursos Humanos
Requiere contar con personal eficiente y calificado para la ejecución
de las actividades.
4.- NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN
CENTRAL Y LOS ENTES DESCENTRALIZADOS FUNCIONALMENTE
4.1.- ASPECTOS GENERALES
Objeto
Las presentes normas de control interno tienen por objeto orientar el
establecimiento y las mejoras de los sistemas de control interno de los
organismos públicos pertenecientes a la Administración Pública Nacional
central y descentralizada funcionalmente.
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Ámbito
Las presentes normas están dirigidas a los organismos de la
administración central y descentralizada funcionalmente.
Carácter
Estas normas de control interno son directrices en la materia, por lo cual
los organismos de la administración central y descentralizada
funcionalmente deberán cumplirlas.
Alcance de las Normas de Control Interno
Las normas de control interno tratan de establecer un nivel mínimo de
calidad para el sistema de control interno de cada organismo o ente. En
ningún caso estas regulaciones sustituyen las normas de control interno
dictadas por la Contraloría General de la República.
Relación Costo-Beneficio del Control Interno
El sistema de control interno debe ser establecido a un costo menor a los
beneficios que se esperan obtener, de lo contrario no tendría sentido su
implantación, por lo tanto, los administradores públicos deben tomar muy
en cuenta la materialidad de lo que se controla.
4.2.- NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
4.2.1.- Definición del Sistema de Control Interno
El sistema de control interno de cada organismo de la administración
central y descentralizada funcionalmente comprende el plan de
organización, las políticas, normas, así como los métodos y
procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento,
clasificación, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección
física de los activos, incorporados en los procesos administrativos y
operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo o
entidad. Este abarcará los aspectos presupuestarios, económicos,
financieros, patrimoniales, normativos, y de gestión, así como la
evaluación de programas, y proyectos y estará fundado en criterios
de eficiencia, eficacia y economía. (Reglamento sobre la
Organización del Control Interno en la Administración Pública
Nacional).
22
4.2.2.- Objeto del Sistema de Control Interno
El sistema de control interno de cada organismo o entidad tiene por
objeto promover el acatamiento de la normativa legal, salvaguardar
el patrimonio público, verificar la exactitud, cabalidad, veracidad y
oportunidad de la información financiera, presupuestaria,
administrativa y técnica a fin de promover la eficiencia de las
operaciones, estimular y garantizar el acatamiento de las decisiones
adoptadas y lograr el cumplimiento de sus planes, programas y
presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas y con los
objetivos y metas propuestos (Reglamento sobre la Organización del
Control Interno en la Administración Pública Nacional).
Los objetivos de control interno deben ser establecidos para cada
área o actividad del organismo o entidad y caracterizarse por ser
aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con los
objetivos generales de la institución.
4.2.3.- Garantía Razonable del Cumplimiento de los
Objetivos del Sistema de Control Interno
El sistema de control interno que se implante debe proporcionar
garantía razonable del cumplimiento de sus objetivos. Esta garantía
hace relación a los riesgos del control interno para alcanzar su
objetivo, por lo cual dichos riesgos deben ser identificados y
evaluados tanto cualitativa como cuantitativamente. Es característica
fundamental del sistema de control interno que el beneficio que se
obtiene del mismo justifique su costo de funcionamiento.
Los sistemas de control interno deben estar sometidos a pruebas
selectivas y continuas de cumplimiento y exactitud a fin de detectar
con prontitud cualquier desviación en el logro de las metas y
objetivos programados, así como la adecuación de las acciones
administrativas, presupuestarias y financieras a los procedimientos y
normas prescritas.
4.2.4.- Responsabilidad por el Establecimiento de un
Adecuado Sistema de Control Interno
La máxima autoridad de cada organismo o ente público es la
responsable de organizar, establecer y mantener un adecuado
sistema de control interno, de acuerdo a la naturaleza, estructura y
fines de cada institución.
23
Cada funcionario responderá ante su superior inmediato por el
funcionamiento del sistema de control interno dentro de su ámbito
de operación, de tal forma que finalmente la responsabilidad
descansará en el nivel ejecutivo más alto. (Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema del Control Fiscal y
Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la
Administración Pública Nacional)
Los manuales técnicos y de procedimientos deben ser aprobados por
las máximas autoridades jerárquicas de los organismos.
4.2.5.- Control Interno Previo
El control interno previo comprende los procedimientos incorporados
en el plan de organización en los reglamentos, manuales,
procedimientos operativos y administrativos de cada entidad que
deben ser aplicados por los administradores, antes de la adquisición
de bienes y servicios o la celebración de otros contratos que
impliquen compromisos financieros para la República o el respectivo
ente descentralizado, esto con el fin de verificar el cumplimiento de
las normas que regulan tales actos, los hechos que los respaldan, la
conveniencia u oportunidad de su ejecución.
El control previo de los compromisos y pagos para la ejecución del
presupuesto estará efectiva y explícitamente incorporado en los
procesos administrativos. La verificación y observancia de dicho
control corresponde a los propios administradores. (Reglamento
sobre la Organización del Control Interno en la Administración
Pública Nacional)
El control previo no debe ser ejercido por unidades creadas con tal
finalidad. Debe ser ejercido por la administración activa, inserto en
los procesos administrativos.
4.2.6.- Control Interno Posterior
El control interno Posterior comprende los procedimientos de control
incorporados en el plan de organización y en los reglamentos,
manuales, procedimientos administrativos de cada entidad, para ser
aplicados por los responsables superiores sobre los resultados de las
operaciones bajo su directa competencia. (Reglamento sobre la
Organización del Control Interno en la Administración Pública
Nacional)
24
Comprende además los procedimientos de control posterior
establecidos y aplicados por la unidad de auditoría interna de cada
entidad, para evaluar el grado de cumplimiento y eficacia de los
sistemas de administración e información gerencial y de los
instrumentos de control interno incorporados en ellos; el examen de
los registros y estados financieros, para determinar su pertinencia y
confiabilidad así como la evaluación de la eficiencia, eficacia y
economía de las operaciones realizadas. (Reglamento sobre la
Organización del Control Interno en la Administración Pública
Nacional)
4.2.7.- Técnicas de Control Interno
Las técnicas de control interno son el conjunto de actividades que se
emplean para prevenir, detectar y corregir errores o irregularidades
que pudieran ocurrir al ejecutar, procesar y registrar cualquier
operación del organismo. Las mismas deben estar integradas en los
procedimientos y acciones normales del organismo. Las técnicas
permiten alcanzar los objetivos de control interno.
En la organización y mantenimiento del sistema de control interno
serán de obligatoria consideración y razonada aplicación las normas
técnicas de control interno dictadas por la Contraloría General de la
República y por la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna.
(Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la
Administración Pública Nacional)
4.2.8.- Ciclos Transaccionales y Objetivos de Control Interno
Para cada ciclo de actividades de un organismo de la administración
central y descentralizada funcionalmente, se identificará y fijará
objetivos de control interno lógicos aplicables y razonablemente
completos.
Tales ciclos básicamente son los siguientes: Formulación del
Presupuesto; Liquidación y Recaudación de Ingresos; Ejecución
Presupuestaria del Gasto que comprende compromiso, causado y el
Pago; Crédito Público y Recursos Humanos.
Se ha tomado el ciclo presupuestario como parte de los ciclos de
actividades de la Administración Pública porque a través del mismo
se perciben, ejecutan y controlan los recursos dispuestos por la Ley
de Presupuesto aprobada por la Asamblea Nacional para el
cumplimiento de las metas trazadas.
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Los objetivos de control interno son los efectos positivos que la
máxima autoridad ejecutiva de la entidad se propone alcanzar o los
efectos adversos que se propone evitar. Estos objetivos hacen
relación con los requerimientos de autorización, procesamiento de las
transacciones, clasificación y registro, verificación y evaluación, y
protección física.
4.2.9.- Segregación de Funciones
En los organismos las funciones de cada cargo, niveles de autoridad,
responsabilidad y relaciones jerárquicas dentro de la estructura
organizativa deben estar claramente definidas, mediante normas e
instrucciones escritas, procurando que el empleado o funcionario sea
responsable de sus actuaciones ante una sola autoridad.
Las responsabilidades y funciones en cuanto a autorización, custodia,
procesamiento, registro y revisión o supervisión de las operaciones,
deberán asignarse a distintas unidades administrativas y/o
funcionarios para garantizar un control adecuado y automático de
dichas operaciones.
A ningún servidor público se le debe asignar funciones incompatibles
como son las de autorización, ejecución, registro, custodia de fondos,
valores y bienes, y control de las operaciones con las funciones que
desempeña.
En tal sentido, es necesario tener precaución con respecto a los
siguientes aspectos:
• La contabilidad con respecto a las adquisiciones y contratos,
egresos de efectivo y cualesquiera otras funciones de
naturaleza financiera que resulten incompatibles, de tal
manera que se dificulte la colusión.
• La función de administración de recursos humanos y el
procesamiento de la nómina.
• La contabilidad con respecto a los inventarios de bienes y
materias.
• Autorización de los gastos con respecto a las adquisiciones y
contratos.
26
4.2.10.- Autorización, Documentación y Registro de
Operaciones
Las operaciones de los organismos de la Administración Pública
deben ser debidamente autorizadas, suficientemente documentadas
y oportunamente registradas para poder justificar, identificar y
analizar su naturaleza, finalidad y resultados.
4.2.11.- Integridad y Competencia del Funcionario Público
Los funcionarios públicos deben poseer integridad personal y
profesional, y mantener un nivel de competencia adecuado para
desempeñar con probidad y eficacia las funciones asignadas y
comprender la importancia de una actitud positiva y de respaldo
hacia los controles internos. El sentido de responsabilidad en el
adecuado y eficiente manejo de los recursos del Estado y en el
cumplimiento de los deberes, debe ser una actitud natural del
servidor público.
El proceso de contratación de personal debe incluir la evaluación de
la calificación y experiencia del candidato; una vez contratado se le
debe proporcionar el entrenamiento necesario para que pueda
cumplir eficientemente su labor y, además, debe garantizarse la
competencia de los servidores con evaluaciones periódicas del
rendimiento y desempeño profesional.
4.2.12.- Respaldo del Personal
Todos los funcionarios públicos de los organismos deben mantener y
demostrar permanentemente una actitud positiva y de respaldo hacia
los controles internos.
4.2.13.- Restricción del Acceso a los Recursos, Sistemas y
Archivos
El acceso a los registros y recursos materiales y financieros debe
limitarse a los funcionarios o empleados autorizados para ello,
quienes estarán obligados a rendir cuenta de su custodia o
utilización. La restricción del acceso a los mismos dependerá de su
grado de vulnerabilidad, del riesgo potencial de pérdidas, de la
necesidad de reducir la posibilidad de utilización no autorizada y de
contribuir al cumplimiento de las directrices de la organización
(Normas Generales de Control Interno dictadas por la Contraloría
General de la República).
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4.2.14.- Supervisión
La asignación de funciones y los procedimientos debe incluir la
supervisión de cada funcionario sobre las operaciones bajo su
autoridad, así como la verificación del cumplimiento de los objetivos
de control interno.
4.2.15.- Criterios de Medición
Los organismos deben establecer o adoptar presupuestos
programáticos, estándares de costo, estándares de desempeño,
normas técnicas de calidad, indicadores necesarios y demás criterios
de medición, según sean sus requerimientos, para evaluar la
efectividad, economicidad y eficiencia de sus operaciones.
4.2.16.- Unidad de Auditoría Interna
La Unidad de Auditoría Interna es la encargada de evaluar el
sistema de control interno de cada ente u organismo, incluyendo el
grado de operatividad y eficacia de los sistemas de administración y
de información gerencial, así como del examen de los registros y
estados financieros, para determinar su pertinencia, y confiabilidad
así como la evaluación de la eficiencia, eficacia y autonomía en el
marco de las operaciones realizadas. En tal sentido le corresponde
fundamentalmente:
a) Practicar la Auditoría Interna del ente u organismo sujetos a su
control.
b) Evaluar el sistema de control interno del ente u organismo con
la finalidad de proponer a la máxima autoridad las
recomendaciones para mejorarlo y aumentar la efectividad y
eficiencia de la gestión administrativa.
c) Verificar la conformidad de la actuación de las entidades u
organismos con la normativa que las rige.
d) Evaluar los resultados de la gestión a los fines de determinar la
eficacia, eficiencia y economicidad de las operaciones y
recomendar los correctivos que se estimen necesarios.
e) Abrir, sustanciar y decidir los procedimientos para la
determinación de responsabilidades de acuerdo con lo previsto
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en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y
del Sistema Nacional de Control Fiscal.
f) Las demás que establezca la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal.
La Auditoría Interna comprende los procedimientos de control
posterior establecidos y aplicados por la Unidad de Auditoría Interna
de cada entidad, para evaluar el grado de cumplimiento y eficacia de
los sistemas de administración e información gerencial y de los
instrumentos de control interno incorporados en ellos; el examen de
los registros y estados financieros, para determinar su pertinencia y
confiabilidad así como la evaluación de la eficiencia, eficacia y
economía de las operaciones realizadas. (Reglamento sobre
Organización del Control Interno en la Administración Pública
Nacional)
4.2.17.- Independencia de la Unidad de Auditoría Interna
La Unidad de Auditoría Interna estará adscrita al máximo nivel
jerárquico de la estructura organizativa del ente u organismo, a fin
de asegurar su independencia de criterio, así como la necesaria
objetividad e imparcialidad en sus actuaciones. Igualmente su
trabajo cubrirá todas las áreas de la organización con alcance
selectivo o exhaustivo según se requiera; no tendrá limitación en el
acceso a los registros, documentos, actividades y operaciones del
organismo y se le dotará de los recursos humanos, que seleccione
autónomamente, y de los recursos materiales necesarios para
cumplir con eficacia y eficiencia su labor.
4.2.18.- Recursos Humanos de la Unidad de Auditoría
Interna
Las Unidades de Auditoría Interna de los organismos de la
administración central y descentralizada funcionalmente responderán
ante la CGR y la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna, por
la objetividad, imparcialidad y calidad profesional de su trabajo, los
funcionarios de las unidades de auditoría interna serán seleccionados
por su calificación técnica y deberán mantener un nivel de
competencia que les permita cumplir eficientemente con sus
funciones. A este efecto será dotada de los recursos humanos
profesionales interdisciplinarios que seleccione autónomamente el
Auditor Interno.
29
4.2.19.- Atención Oportuna a los Resultados del Control
El informe contentivo del resultado del ejercicio de control fiscal
deberá ser presentado oportunamente, a objeto que la información
en el contenida tenga actualidad, utilidad y valor para que las
máximas autoridades, adopten las medidas inmediatas tendentes a
corregir las deficiencias señaladas.
La máxima autoridad y los ejecutivos de los organismos de la
administración central y descentralizada funcionalmente deben
atender con la mayor prontitud los resultados y recomendaciones
derivados de las evaluaciones del sistema control interno, expresar
sus comentarios por escrito en tiempo razonable y tomar
oportunamente las medidas pertinentes para mejorar la eficacia de
los sistemas de administración y control.
4.3.- NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS A LA
ORGANIZACIÓN DE LOS ORGANISMOS Y ENTES PÚBLICOS
4.3.1.- Organización Interna de los Organismos
Cada organismo de la administración central y descentralizada
funcionalmente debe organizarse internamente en función de sus
objetivos, de la naturaleza de sus actividades y operaciones, de los
sistemas de administración, de los principios generales de
organización y de las presentes Normas de Control Interno.
4.3.2.- Enfoques y Principios Generales de Organización
La dirección administrativa de los entes u organismos y deben
adoptar enfoques y principios generales de organización tales como:
gerencia por excepción, gerencia por resultados, unidad de mando,
delimitación de responsabilidades, separación de funciones,
supervisión directa, canales de comunicación, procedimientos de
autorización y registro, y demás elementos de la administración
moderna.
4.3.3.- Gerencia por Excepción
La máxima autoridad en los distintos niveles de la organización,
solamente debe tomar decisiones sobre asuntos extraordinarios que
no se puedan atender en los niveles inferiores, orientando su
atención a la planificación, análisis y formulación de políticas, así
30
como, a la solución a los asuntos de mayor significación y
trascendencia.
4.3.4.- Gerencia por Resultados
En cada organismo o ente se debe establecer y aplicar un enfoque
de gerencia por resultados, modalidad que puede ser orientada al
conjunto o a una parte de la organización, en concordancia con el
respectivo Plan Operativo Anual.
Este enfoque requiere establecer objetivos y metas, definir las
políticas como guías de acción, planes a mediano o largo plazo y
desarrollarlos a través de la programación de operaciones, dirigir y
motivar al personal para ejecutar dicha programación y controlar las
actividades.
4.3.5.- Unidad de Mando
Los organismos del sector público se deben organizar manteniendo
el principio de unidad de mando en todos los niveles. Este principio
consiste en que cada servidor público debe ser responsable ante la
autoridad inmediatamente superior.
4.3.6.- Delegación de Autoridad
En los organismos y entes deben estar claramente definidas,
mediante normas e instrucciones escritas las funciones de cada
cargo, su nivel de autoridad, responsabilidad y sus relaciones
jerárquicas dentro de la estructura organizativa, procurando que el
empleado o funcionario sea responsable de sus actuaciones ante
una sola autoridad (Normas Generales de Control Interno dictadas
por la Contraloría General de la República).
Los niveles superiores de dirección deben delegar la autoridad
necesaria a los niveles inferiores para que puedan tomar decisiones
en los procesos de operación y cumplir las funciones o
responsabilidades que les sean asignadas, de igual forma deben
comunicar claramente las funciones y responsabilidades atribuidas a
cada supervisado y examinar sistemáticamente su trabajo.
Cualquier delegación de autoridad que le sea asignada a un servidor
público debe ser realizada por escrito y dependiendo del nivel
directivo o de la función a delegar, será publicada en Gaceta Oficial
de la República Bolivariana de Venezuela.
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4.3.7.- Asignación de Funciones
En cada organismo o ente se deben establecer en forma clara y por
escrito, para cada nivel de autoridad y unidades administradoras y/o
ejecutoras, lo siguiente:
a) Objetivo.
b) Relación de las funciones y responsabilidades principales que
se asignan.
c) Indicación de quién depende o a quién reporta el titular de la
unidad administradora y/o ejecutora.
d) Cargos y funcionarios que tiene adscritos la unidad.
e) Los requisitos mínimos o el perfil de conocimientos y
experiencia que debe reunir quien deba ser nombrado como
titular de cada cargo.
4.3.8.- Separación de Funciones Incompatibles
Las autoridades de los organismos públicos deben tener el cuidado
de limitar las funciones de las unidades y las de sus funcionarios, de
modo que exista independencia y separación entre funciones
incompatibles como son las de autorización, ejecución, registro,
custodia de fondos, valores y bienes y control de las operaciones.
4.3.9.- Canales de Comunicación
Los organismos y entes deben establecer y mantener líneas definidas
y recíprocas de comunicación entre los diferentes niveles que, a su
vez, sean accesibles a todos los niveles de la institución que permitan
la adopción de decisiones gerenciales oportunas.
4.3.10.- Supervisión Directa
El supervisor responsable de unidades, programas, proyectos u
operaciones debe comunicar claramente las funciones y
responsabilidades atribuidas a cada supervisado, examinar
sistemáticamente su trabajo y asegurarse que se ejecute conforme
a las instrucciones dictadas al efecto. (Normas Generales de Control
Interno dictadas por la Contraloría General de la República)
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4.3.11.- Procedimientos de Autorización y Registro de
Operaciones
Se debe establecer por escrito los procedimientos de autorización,
control y registro oportuno de todas las operaciones de la entidad,
sean éstas financieras, administrativas u operativas, de tal forma
que cada servidor público cuente con los apoyos y la evidencia
necesaria para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a
su cargo.
4.3.12.- Documentos de Respaldo
Toda operación, cualquiera sea su naturaleza, que realicen los entes
u organismos públicos deben contar con la documentación necesaria
y suficiente que la respalde y demuestre su validez.
Dicha documentación debe contener la información adecuada para
identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación y
para facilitar su análisis.
4.3.13.- Control y Uso de Formularios Prenumerados
Se debe establecer el uso permanente de formularios prenumerados
para todas las operaciones normales de la entidad: recibos de caja,
órdenes de compra, de servicios y venta, facturas, cheques,
comprobantes de asiento de contabilidad y demás documentos que
se utilicen para el respaldo del registro de operaciones, los cuales
serán numerados correlativamente al momento de su impresión y
controlar su uso permanentemente.
En los formularios se debe prever: número de copias, destino de
cada una, firmas de elaboración, autorización y aprobación, así como
los procedimientos de control adecuados para sustentar toda la
operación financiera o administrativa. Los formularios pendientes de
uso también deben ser controlados y el encargado de su custodia
será responsable del extravío, pérdida o deterioro de formularios.
4.3.14.- Archivo de Documentación
La documentación de respaldo de las operaciones financieras y
administrativas que realice la entidad debe ser archivada siguiendo
un orden lógico, de fácil acceso y utilización. La documentación debe
ser conservada adecuadamente, preservándola de cualquier
33
contingencia, por el tiempo mínimo que señalan las disposiciones
legales sobre la materia.
4.3.15.- Control de Sistemas Automatizados de Información
La organización interna de las entidades públicas que tengan
automatizadas total o parcialmente sus operaciones deben tener en
cuenta los mecanismos de autorización y prueba de los sistemas; la
documentación adecuada de los programas y aplicaciones; la
validación de la información que ingresa y sale del sistema; la
restricción del acceso al centro de administración del sistema o al
computador; la existencia de controles manuales y automáticos de
validación de datos la protección física del equipo, y de los
programas y aplicaciones y la seguridad de los archivos.
4.3.16.- Normas para el Funcionamiento de los Sistemas
La máxima autoridad de cada organismo o ente emitirá las políticas y
normas específicas que deben regir el funcionamiento de los
sistemas operativos y de administración, en el marco de las normas
básicas dictadas por la Contraloría General de la República, la
Superintendencia Nacional de Auditoría y demás órganos rectores del
sistema de administración financiera.
4.3.17.- Unidad de Sistemas
Cuando la magnitud del organismo o ente lo justifique, debe existir
una unidad de apoyo a la máxima autoridad ejecutiva de la misma,
encargada del diseño e implantación de los sistemas operativos y de
los reglamentos específicos para el funcionamiento de los sistemas
de administración, información y control interno.
4.4.- NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL
SISTEMA DE CONTABILIDAD
4.4.1.- Contabilidad Integrada
La Contabilidad debe integrar las transacciones presupuestarias,
financieras y patrimoniales en un sistema común, oportuno y
confiable, destino y fuente de los datos expresados en términos
monetarios; dicho sistema deberá proveer la información necesaria
para elaborar en el tiempo previsto los balances de comprobación,
estados financieros, estado de ejecución presupuestaria y demás
informes que sean requeridos.
34
4.4.2.- Información Financiera de la República
El Sistema de Gestión y Control de la Administración Financiera
prescrito por el Ministerio de Finanzas por intermedio de la
Superintendencia Nacional de Control Interno y Contabilidad Pública
(SUNACIC), hoy Oficina Nacional de Contabilidad Pública (ONCOP),
es el único medio para el registro de las transacciones
presupuestarias y no presupuestarias, así como para el suministro de
información derivada de las operaciones financieras a cargo de la
administración central.
Los organismos descentralizados funcionalmente, proveerán
información respecto de las operaciones realizadas, sobre la base de
los datos contables producidos por el sistema contable específico de
la respectiva institución, mientras se prescribe el plan de cuentas
contables y los modelos de asientos para los entes descentralizados
funcionalmente sin fines empresariales.
4.4.3.- Manuales de Contabilidad
El Manual de Contabilidad que forma parte del sistema de gestión y
control de la administración financiera pública, a los efectos de
asegurar el correcto ordenamiento y clasificación de las
transacciones, incluye un Plan o Catálogo de Cuentas Contables,
modelos de asientos, matrices de conversión, referencia de los
soportes contables, las instrucciones actualizadas para la utilización
de las mismas, la definición de los registros auxiliares a utilizar, la
estructura de los informes financieros y finalmente que describa el
funcionamiento del sistema de contabilidad (Normas Generales de
Control Interno dictadas por la Contraloría General de la República).
4.4.4.- Registro y Control de la Ejecución Presupuestaria
El sistema de contabilidad de los organismos de la administración
central y descentralizada funcionalmente, provee un Sistema de
Registro y Control de la Ejecución Presupuestaria.
En cuanto al presupuesto de gastos prevé registrar las asignaciones
legales, las modificaciones presupuestarias, las cuotas de
compromisos y de desembolsos, los precompromisos (cuando sean
procedentes), los compromisos, los gastos causados y los pagos
realizados, los saldos causados y no pagados al término del ejercicio
presupuestario, así como cualesquiera otras operaciones relacionadas
con la ejecución presupuestaria.
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En cuanto a los recursos o ingresos debe registrar las estimaciones
presupuestarias, los recursos devengados o liquidados, las
recaudaciones realizadas y los saldos por recaudar.
4.4.5.- Conciliaciones de Saldos
El Sistema de Tesorería debe estar en capacidad de emitir los
informes necesarios para que en cada entidad funcionarios de la
unidad de contabilidad, independientes de la función de registro
contable del efectivo, deudores y acreedores, elaboren las
conciliaciones bancarias, dentro de los primeros diez días hábiles del
mes siguiente, con el propósito de revelar errores o transacciones no
registradas oportunamente.
4.4.6.- Confirmación de Saldos
En forma independiente se debe comprobar el movimiento de las
cuentas bancarias, de las cuentas por cobrar y de las cuentas por
pagar de cada entidad, confirmando directamente con los bancos o
terceros sus saldos a cualquier fecha y realizando un corte de las
operaciones para tal fin.
4.4.7.- Clasificación, Análisis, Evaluación y Seguimiento de
Saldos de Valores por Cobrar y por Pagar
Los derechos y obligaciones de cada organismo se deben clasificar
por fechas de antigüedad y de vencimiento, respectivamente. Un
funcionario independiente del manejo de los fondos, créditos y
obligaciones, debe realizar análisis y evaluaciones mensuales de los
valores por cobrar y por pagar.
4.4.8.- Cierre del Ejercicio Contable
Los organismos de la administración central y descentralizada
funcionalmente deben efectuar el cierre de sus operaciones
contables al 31 de diciembre de cada año, de acuerdo a los
procedimientos que los órganos competentes prescriban al respecto.
4.4.9.- Rendición de Cuentas
Todo funcionario que recaude, administre, reciba, pague o custodie
fondos, valores o bienes del Estado, tiene la obligación de rendir
cuenta de la administración a su cargo por intermedio del sistema
contable, de conformidad con las instrucciones y normas que al
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respecto dicte la Contraloría General de la República, especificando la
documentación comprobatoria y las condiciones para su archivo.
4.4.10.- Presentación de Estados Financieros
La Oficina Nacional de Contabilidad es el órgano encargado de
elaborar los Estados Financieros de la República, realizando las
operaciones de ajuste, apertura y cierre de la misma, consolidar los
Estados Financieros de la República y sus entes descentralizados,
elaborar la Cuenta General de Hacienda que debe presentar
anualmente el Ministro de Finanzas ante la Asamblea Nacional, los
demás Estados Financieros que considere conveniente, así como los
que solicite la misma Asamblea Nacional.
Los entes descentralizados funcionalmente deben presentar los
estados financieros anuales que les corresponda y demás
informaciones de carácter contable que se requiera dentro de las
condiciones y plazos señalados por la ONCOP.
4.4.11.- Propiedad de la Documentación Comprobatoria
Los comprobantes y documentos que respaldan el registro de las
transacciones económico-financieras son propiedad del organismo
respectivo y por ningún motivo los funcionarios o ex-funcionarios
podrán sustraer total o parcialmente la documentación.
4.5.- NORMAS BÁSICAS RELATIVAS A LA AUDITORÍA INTERNA
4.5.1.- Responsabilidad del Auditor Interno
El Auditor Interno de cada organismo reporta a la máxima autoridad
ejecutiva del mismo y responde funcionalmente ante la SUNAI por la
imparcialidad y calidad profesional de su trabajo.
4.5.2.- Acatamiento de las Normas Básicas de Auditoría de
Estado
El Auditor Interno y el personal de auditoría que tenga adscrito
deben cumplir, en cuanto sean aplicables, las Normas Generales de
Auditoría de Estado dictadas por la Contraloría General de la
República, así como las normas que, a tales efectos, emita la SUNAI.
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4.5.3.- Alcance del Trabajo de la Unidad Auditoría Interna
La Unidad de Auditoría Interna de cada organismo debe planificar y
programar sus actividades de tal manera que pueda cubrir todas las
áreas y actividades, sean éstas de carácter financiero u operacional,
con alcance selectivo o exhaustivo, según se requiera.
4.5.4.- Recursos Humanos de la Unidad de Auditoría Interna
La máxima autoridad ejecutiva de cada organismo debe proveer a la
Unidad de Auditoría Interna de los recursos presupuestarios,
humanos, materiales y administrativos que faciliten la efectiva
coordinación del sistema de control interno y el ejercicio eficiente de
su gestión, necesarios para garantizar el eficaz desempeño de sus
funciones, requeridos por el jefe de dicha unidad con base en una
racional programación de operaciones y seleccionados de manera
autónoma por éste.
El cuerpo de profesionales de la Unidad de Auditoria Interna debe ser
multidisciplinario. Además de auditores financieros, deberá tener al
menos un especialista en cada una de las actividades principales del
organismo respectivo.
4.5.5.- Determinación de Objetivos de Control Interno por
Ciclos de Transacciones
La Unidad de Auditoría Interna de cada organismo de la
administración central y descentralizada funcionalmente debe prestar
la asesoría necesaria a la máxima autoridad del respectivo ente, para
determinar con claridad los tipos de ciclos de transacciones y para
fijarle objetivos de control interno en relación con los aspectos de
autorización, procesamiento, clasificación, verificación, evaluación y
salvaguarda de los bienes.
4.5.6.- Evaluación Permanente del Cumplimiento y Eficacia
de los Sistemas de Administración y Control Interno
Los sistemas de administración y los procedimientos de control
interno incorporados a ellos, deben ser evaluados por la Unidad de
Auditoría Interna en forma continua, para determinar el grado de
cumplimiento y eficacia de los mismos y proponer oportunamente a
la máxima autoridad de la entidad, las mejoras que se estimen
necesarias.
38
La Unidad de Auditoría Interna de cada entidad debe apoyar su
responsabilidad de evaluar el sistema de control interno, utilizando el
método de flujogramas de los diferentes ciclos de transacciones u
operaciones para identificar los puntos críticos de control. La
aplicación de esta norma no es excluyente de la utilización de otras
técnicas.
4.5.7.- Consideración de los Informes de la Unidad de
Auditoría Interna y Seguimiento de las Sugerencias
Los Informes de la Unidad de Auditoría Interna deben ser dirigidos a
la máxima autoridad del organismo, quien debe considerarlos
oportunamente y pronunciarse por escrito sobre las conclusiones y
recomendaciones. En su caso, debe dictar las disposiciones
pertinentes para superar las deficiencias mediante la puesta en
práctica de las acciones o ajustes recomendados en dichos informes.
La Unidad de Auditoría Interna debe efectuar el seguimiento de la
aplicación y cumplimiento de las recomendaciones formuladas e
informar periódicamente a la máxima autoridad del organismo o
ente, en caso de observar la no aplicación o cumplimiento,
advirtiendo los riesgos de tal circunstancia. Igual tratamiento se debe
seguir en cuanto a las recomendaciones contenidas en los informes
de la Contraloría General de la República, de la Superintendencia
Nacional de Auditoría Interna o de firmas de Auditoría Externa.
4.5.8.- Difusión dentro del Organismo de los Informes de la
Unidad de Auditoría Interna
La máxima autoridad ejecutiva de la entidad debe distribuir los
Informes de la Unidad de Auditoría Interna a cada dependencia o
unidad que tenga relación o responsabilidad con los resultados del
examen realizado, a los fines de que se adopten las
recomendaciones señaladas.
4.6.- NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL
SISTEMA DE PRESUPUESTO
4.6.1.- Separación de las Fases del Proceso de Presupuesto
El proceso presupuestario debe contemplar la separación de las fases
de formulación, discusión y aprobación, ejecución y control. Cada
una de estas fases se debe ejecutar dentro de los plazos y
procedimientos establecidos al efecto.
39
4.6.2.- Formulación del Presupuesto de Ingresos
La ONAPRE es la encargada de formular el Presupuesto de Ingresos
de cada año, para lo cual debe recopilar y analizar la información
sobre la estimación de los ingresos, y formular dicho presupuesto de
acuerdo con los requerimientos del Plan de Desarrollo Económico y
Social de la Nación para el Financiamiento del Gasto Público.
4.6.3.- Bases para la Formulación del Presupuesto de Gasto
Cada organismo debe elaborar su presupuesto de gasto de acuerdo a
la técnica y metodología de presupuesto por proyectos y acciones
centralizadas, a lo dispuesto en la LOAFSP y el Reglamento N° 1 de
esta Ley sobre el Sistema Presupuestario y a las instrucciones
dictadas por la ONAPRE y con base en las metas y volúmenes de
trabajo que se propone alcanzar el próximo año, los cuales deben
estar vinculados con las Líneas Generales del Plan de Desarrollo
Económico y Social de la Nación y en el Plan Operativo Anual.
4.6.4.- Ejercicio Presupuestario
El ejercicio presupuestario se inicia el primero de enero y termina el
treinta y uno de diciembre de cada año.
4.6.5.- Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto
Los Presupuestos de Ingresos y Gastos deben proyectarse sobre
bases objetivas de cálculo, cada organismo debe aplicar las
instrucciones prescritas por la ONAPRE para la elaboración de los
anteproyectos. Los aspectos del presupuesto de gasto se deben
presentar con el máximo nivel de detalle.
4.6.6.- Discusión y Aprobación Interna del Anteproyecto de
Presupuesto
Los Jefes de las Unidades Ejecutoras de los Proyectos y el Director
General de Presupuesto de cada organismo discutirán los
Anteproyectos de Presupuesto de los Proyectos, a fin de elaborar el
Presupuesto definitivo antes de su presentación a la ONAPRE.
4.6.7.- Créditos Presupuestarios y Límites para Gastar
Constituyen límites para gastar a los efectos del control interno, los
créditos presupuestarios asignados a las desagregaciones de las
40
categorías presupuestarias y de las partidas autorizadas en la Ley de
Presupuesto.
Constituyen el límite del gasto para los efectos del control externo:
• El total de créditos presupuestarios asignados a cada uno de
los órganos del sector público.
• El total para los gastos corrientes, de capital y de aplicaciones
financieras, autorizados para los órganos del sector público.
• Las categorías presupuestarias y de partidas que con tal
carácter apruebe la Asamblea Nacional.
4.6.8.- Programación y Ejecución Financiera
Cada organismo debe ingresar al SIGECOF la programación de la
ejecución financiera de ingresos, compromisos y desembolsos de sus
presupuestos, a fin de que la ONAPRE y la ONT puedan establecer la
programación tanto de los ingresos a recaudar como de los pagos.
4.7.- NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL
CICLO DE PAGOS DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y ENTES
DESCENTRALIZADOS FUNCIONALMENTE
4.7.1. Ordenación de Pagos Contra el Tesoro
En la administración central, ningún pago podrá ser ordenado con
cargo al tesoro sino para pagar obligaciones validamente contraídas,
salvo los avances o anticipos que autorice el Ejecutivo Nacional de
conformidad con lo establecido en el respectivo Reglamento.
La emisión de las órdenes de pago directas se sustentará en los
documentos que comprueben la sinceridad y legalidad del gasto
efectuado.
Cuando nos referimos a los entes descentralizados funcionalmente,
estos no ordenan pagos contra el tesoro, sólo pagan por intermedio
de la unidad de finanzas o tesorería del ente.
4.7.2.- Avances o Anticipos de Fondos
Sólo podrán girarse avances o anticipos de fondos del Tesoro
Nacional a los responsables de las unidades administradoras,
41
autorizados a manejar dichos fondos de conformidad con lo
dispuesto en la normativa legal vigente.
4.7.3.- Designación de los Responsables del Manejo de
Fondos
La máxima autoridad del organismo debe designar a los funcionarios
responsables de las unidades administradoras; integrantes de la
estructura para la ejecución financiera del presupuesto de gastos
mediante Resolución que debe ser publicada en la Gaceta Oficial de
la República Bolivariana de Venezuela, con las excepciones previstas
en las leyes.
Los administradores responsables del manejo de fondos girados en
calidad de avance o anticipo, manejarán una cuenta corriente
bancaria por cada tipo de fondo de los indicados en el Reglamento
N° 1 de Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público
sobre el Sistema Presupuestario, con excepción de los avances
girados para la cancelación de becas.
La apertura de dichas cuentas debe hacerse previa autorización de la
Oficina Nacional del Tesoro.
Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de los
funcionarios acreditados se deben cancelar en forma inmediata las
firmas autorizadas en los respectivos bancos y el servidor público
saliente deberá suscribir con el funcionario que lo sustituya la
respectiva Acta, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento
N° 1 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector
Público sobre el Sistema Presupuestario.
El acta de entrega debe contener, al menos, los siguientes datos:
1. Monto de los fondos y bienes asignados a la Unidad
Administradora.
2. Saldo en efectivo de dichos fondos a la fecha de entrega.
3. Estados bancarios actualizados y conciliados.
4. Lista de comprobante de gastos.
5. Cheques emitidos pendientes de Cobro.
42
4.7.4.- Obligación de Presentar Caución
Los funcionarios que tengan a su cargo la recepción, custodia y
manejo de fondos y bienes públicos y de especies fiscales deben
presentar una caución antes de entrar en ejercicio de sus funciones.
(Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público y el
Reglamento N° 1 sobre el Sistema Presupuestario)
4.7.5.- Responsabilidades de los Funcionarios que Manejan
Fondos en Avance
El funcionario responsable del manejo de fondos en avance y/o
anticipos debe llevar los registros necesarios a los fines de su
contabilización y control, además deberá adoptar las medidas para
cancelar de manera inmediata a la presentación de los comprobantes
de gastos causados debidamente conformados.
Los responsables de fondos en avance y/o anticipos deben manejar
por cada tipo de fondo una cuenta corriente bancaria a nombre del
organismo, de acuerdo con lo dispuesto en la normativa vigente. De
conformidad con lo previsto en el Reglamento N° 1 sobre el Sistema
Presupuestario.
Los pagos que realicen los responsables de fondos en avance y/o
anticipos deben ser efectuados mediante cheques a sus legítimos
beneficiarios, salvo los pagos menores que podrán efectuarse en
efectivo con cargo a fondos de caja chica.
4.7.6.- Creación y Manejo de Fondos de Caja Chica
Los funcionarios responsables de fondos en anticipo, podrán
autorizar el funcionamiento de fondos de caja chica para efectuar
pagos en efectivo de conformidad con los criterios establecidos por el
Reglamento N° 1 sobre el Sistema Presupuestario y por ningún
motivo se utilizarán estos fondos para efectuar pagos fraccionados
de compras mayores que excedan los límites autorizados.
La constitución y manejo de la caja chica se hará con cargo al
respectivo fondo en anticipo, de acuerdo con los siguientes criterios:
1. El monto máximo de cada fondo de caja chica será de
doscientas unidades tributarias (200 UT).
43
2. El monto máximo de cada gasto a cancelar con cargo a los
fondos de caja chica no podrá ser superior a veinte unidades
tributarias (20 UT).
3. Las reposiciones de los fondos de caja chica deberán ser
solicitadas por el respectivo responsable al administrador del
fondo en anticipo cuando se haya utilizado, al menos, setenta
y cinco por ciento (75%) de su monto.
4. La solicitud de reposición de los fondos de caja chica debe
acompañarse de los documentos que se señalan a
continuación:
a) Relación de los gastos realizados.
b) Comprobantes de los pagos efectuados.
c) El estado en que se encuentra la caja chica.
4.7.7.- Arqueos Sorpresivos de Fondos
Las existencias de fondos de los organismos, cualquiera sea su
origen, deben estar sujetas a comprobación física mediante arqueos
sorpresivos periódicos, practicados por funcionarios diferentes de
quienes tienen la responsabilidad de su custodia y registro.
4.7.8.- Desembolsos Mediante Órdenes de Pago y Cheques
Todos los pagos de la administración central deben efectuarse
mediante órdenes de pago contra el tesoro o con cargo a fondos en
avance o anticipo, de conformidad con lo previsto en el Reglamento
N°1 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector
Público sobre el Sistema Presupuestario, salvo las excepciones
legalmente establecidas, los cheques serán emitidos a nombre del
legítimo beneficiario y deberá colocársele el sello con la leyenda de
“no endosable”.
Los entes descentralizados funcionalmente girarán sus pagos contra
su unidad de finanzas o tesorería.
44
4.8.- NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL
CICLO DE INGRESOS
4.8.1.- Entes liquidadores
La liquidación de los ingresos es responsabilidad de los organismos
de la administración central, en ningún caso, éstos deben asumir
funciones de recaudación. Dichos organismos elaboran y registran los
ingresos liquidados. Mientras que la recaudación es responsabilidad
de la Oficina Nacional del Tesoro, función que cumple por intermedio
de los bancos con los cuales se han suscrito convenios y mediante la
utilización de las planillas establecidas al efecto.
4.8.2.- Ejecución Presupuestaria de Ingresos
Los entes que tienen a su cargo funciones de liquidación de ingresos
deben elaborar estados mensuales, trimestrales y anuales de los
ingresos liquidados.
4.8.3.- Registro, Uso de Formularios y Depósitos de los
Ingresos
Todo ingreso debe estar respaldado por una planilla de liquidación y
un comprobante de depósito de las entidades recaudadoras de la
Oficina Nacional del Tesoro o de la unidad responsable de finanzas o
tesorería en los entes descentralizados, el cual debe ser un
formulario prenumerado de imprenta y debe contener la información
necesaria para su identificación, clasificación y registro contable
inmediato.
4.8.4.- Organización y Archivo de los Documentos
Los documentos comprobatorios de todo tipo de ingreso recaudado
por cada Oficina, deben conservarse en expedientes físicos,
organizados y numerados en orden consecutivo para cada ejercicio
presupuestario que se ejecuta, separado de los correspondientes al
ejercicio anterior.
Oficina Nacional del Tesoro
4.8.5.- Ente Recaudador
La Oficina Nacional del Tesoro será el único ente recaudador de la
Administración Pública Nacional, salvo las excepciones previstas en el
45
Art. 52 de la Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional, función que
ejerce a través de los convenios bancarios establecidos con el Banco
Central de Venezuela y la banca comercial.
4.8.6.- Contabilización por Ramos de Rentas
La Oficina Nacional del Tesoro es responsable del registro de los
ingresos por cada ramo de rentas y de llevar un control de todos los
agentes receptores de fondos nacionales. Además, debe vigilar el
cumplimiento de lo establecido en los diferentes convenios con la
banca comercial.
4.8.7.- Confrontación de los Ingresos
La Oficina Nacional del Tesoro debe verificar que los montos
recaudados por los bancos comerciales sean depositados íntegros y
oportunamente en la cuenta recaudadora de la Oficina Nacional del
Tesoro en el Banco Central de Venezuela y que correspondan con la
información suministrada por el SIGECOF.
4.9.- NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL
CICLO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
4.9.1.- Programación y Ejecución Financiera
Cada organismo de la administración central debe ingresar al
SIGECOF la programación de la ejecución financiera de ingresos,
compromisos y desembolsos de sus presupuestos, a fin de que la
ONAPRE y ONT puedan aprobar y establecer conjuntamente la
programación, tanto de la recaudación de los ingresos como de los
pagos.
En relación a los entes descentralizados funcionalmente sin fines
empresariales, se hará en forma manual hasta tanto el Ministerio de
Finanzas concluya el Sistema de Gestión y Control de la Finanzas
Públicas aplicable a dichos entes.
Las sociedades mercantiles y los demás entes con fines
empresariales, deberán programar la ejecución física y financiera de
su presupuesto de recursos y egresos, simultáneamente con la
formulación de su proyecto de presupuesto, de acuerdo con los sub
períodos, normas y procedimientos que se establezcan en las
instrucciones de la ONAPRE.
46
4.9.2.- Registro y Ejecución Presupuestaria
Cada organismo de la administración central y descentralizada
funcionalmente debe registrar y controlar en el sistema de
información sus operaciones de ejecución presupuestaria, para lo
cual debe existir una unidad responsable de tales registros, la cual
controlará la ejecución del Presupuesto.
Antes de contraer compromisos, los responsables de la ejecución
presupuestaria deberán, verificar que el gasto tenga disponibilidad
presupuestaria y financiera al momento de la operación. (Ley
Orgánica de Administración Financiera del Sector Público y el
Reglamento N° 1 sobre el Sistema Presupuestario).
4.9.3.- Modificaciones al Presupuesto de Gastos en los
Organismos de la Administración Central
Las modificaciones al presupuesto de gastos son las variaciones
legalmente acordadas durante la ejecución del presupuesto, sobre
los créditos originalmente aprobados.
Las modificaciones presupuestarias se clasifican según los niveles de
aprobación que contempla el ordenamiento legal que las rige:
a) Sujetas a Aprobación de la Asamblea Nacional
• “El Ejecutivo Nacional formalizará ante la Asamblea Nacional
las solicitudes de traspasos de los créditos que le competan, y
créditos adicionales que aumenten el monto total del
presupuesto de gastos de la República, así como el límite
máximo autorizado en la Ley de presupuesto para cada
ordenador de pagos, excepto cuando el aumento resulta de un
crédito adicional financiado con insubsistencias, con indicación
del o los organismos afectados y las respectivas imputaciones
presupuestarias”.
• Cuando las modificaciones presupuestarias impliquen
incremento del gasto corriente en detrimento del gasto de
capital. (Reglamento N° 1 Sobre el Sistema Presupuestario)
b) Sujetas a la Aprobación del Presidente de la República en
Consejo de Ministros
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• Anulación de créditos presupuestarios, provenientes de los
ajustes a que se refiere el artículo 43 de la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público; reasignaciones de
créditos y de las economías en los gastos que se hayan
logrado, los cuáles deberán ser decretados previamente
insubsistentes. Estas últimas podrán servir de fuente de
financiamiento para solicitudes de créditos adicionales.
• El uso de los créditos asignados a la partida “Rectificaciones al
Presupuesto”, mediante Decreto que será publicado en la
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, con
indicación del o los órganos o entes afectados y las respectivas
imputaciones presupuestarias.
• Los traspasos de créditos de una obra a otra obra de
diferentes proyectos de un mismo o distintos programas.
• Los traspasos de créditos presupuestarios solicitados por los
órganos de la República que incrementen los gastos de capital
por disminución de los gastos destinados a la deuda pública,
los cuales una vez aprobados deberán mediante providencia
dictada por la Oficina Nacional de Presupuesto ser publicada
en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, con
indicación del o los organismos afectados y las respectivas
imputaciones presupuestarias.
• Los traspasos de créditos superiores al veinte por ciento (20%)
de una acción específica a otra acción específica de distintos
proyectos o distintas categorías equivalentes a proyectos o
distintas acciones centralizadas. En caso de ser acciones
específicas sujetas a ejecución coordinada con entidades
federales o con otros órganos o entes públicos, se requerirá la
previa modificación del respectivo convenio.
• Se incluye en el porcentaje señalado en este numeral los
traspasos entre gastos de capital, y de gasto corriente para
gastos de capital, los cuáles deberán ser publicados en la
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, con
indicación del órgano y las respectivas imputaciones
presupuestarias.”
48
c) Reservadas a las Máximas Autoridades de los Organismos
Ordenadores de Compromisos y Pagos del Titulo II de la
Ley de Presupuesto
• Traspasos entre créditos presupuestarios de la misma acción
específica de un mismo proyecto, de nuevos contratos a
contratos vigentes o de contratos vigentes a nuevos, siempre
que no existan pagos pendientes debidamente certificados por
la Dirección de Presupuesto y de Administración del
organismo.
• Traspasos entre créditos presupuestarios de la misma acción
específica de un mismo proyecto, de nuevos contratos a
contratos vigentes o de contratos vigentes a nuevos, siempre
que no existan pagos pendientes debidamente certificados por
la Dirección de Presupuesto y de Administración del
organismo.
• Los traspasos de créditos presupuestarios originales hasta un
veinte por ciento (20%), de una acción específica a otra de un
mismo proyecto, o categoría equivalentes a proyecto o acción
centralizada, tanto del cedente como del receptor. En el caso
de acciones específicas sujetas a coordinación con las
entidades federales o con otros órganos o entes públicos, se
requerirá la previa modificación del respectivo convenio.
• Se incluye en el porcentaje señalado en este numeral los
traspasos entre gastos de capital y de gasto corriente para
gasto de capital, los cuáles deberán mediante resolución del
respectivo órgano que será publicado en la Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela, con la indicación de las
respectivas imputaciones presupuestarias.
• Cuando la suma del monto de los traspasos que afectan a una
misma acción específica cedente o receptora supere el
porcentaje de los créditos originales señalados en el literal,
deberán ser aprobados conforme a lo previsto en el párrafo
siguiente.
• Los traspasos de créditos presupuestarios originales hasta un
veinte por ciento (20%), entre partidas de una misma acción
específica, de un mismo proyecto o de categoría equivalente a
proyectos o acciones centralizadas, tanto de la partida cedente
como la receptora.
49
• Los traspasos o créditos presupuestarios entre subpartidas
específicas y genéricas de una misma partida o de una misma
acción específica de un mismo proyecto o acción centralizada.
Estas modificaciones serán notificadas a la ONAPRE dentro de los
cinco (5) días hábiles de haber sido autorizados.
d) Reservados al Jefe de la Oficina Nacional de Presupuesto
1. Cuando se trate de traspasos de créditos superiores al veinte
por ciento (20%), entre partidas de una misma acción
específica, de un mismo proyecto o categoría equivalente a
proyecto o acción centralizada, tanto de la parte cedente como
de la parte receptora.
2. Los traspasos de créditos originales superiores al veinte por
ciento (20%), de una acción específica de un mismo proyecto
o acciones centralizadas. En caso de ser acciones específicas
sujetas a ejecución coordinada con entidades federales o con
otros órganos públicos, se requerirá la previa modificación del
respectivo convenio.
Se incluyen en este porcentaje, los traspasos entre gastos de
capital y de gasto corriente para gasto de capital, los cuales
deberán, mediante providencia dictada por la Oficina Nacional
de Presupuesto, ser publicados en la Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela, con indicación del órgano
y las respectivas imputaciones presupuestarias.
3. Los traspasos de créditos presupuestarios hasta el veinte por
ciento (20%) de una acción específica a otra de distinto
proyecto o categorías equivalentes a proyectos o acción
centralizada. En caso de ser acciones específicas sujetas a
coordinación con entidades federales o con otros órganos o
entes públicos, se requerirá la previa modificación del
respectivo convenio.
Se incluye en este porcentaje, los traspasos entre gastos de
capital y de gasto corriente para gasto de capital, los cuáles
deberán mediante providencia ser publicados en la Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, con indicación
del órgano y las respectivas imputaciones presupuestarias.
50
Cuando el traspaso afecte las genéricas y específicas de la
partida de gastos de personal de cualquiera de las categorías
presupuestarias, y las genéricas y específicas que se señalan a
continuación:
a) Electricidad.
b) Agua.
c) Teléfono.
d) Servicio de comunicaciones.
e) Servicio de aseo urbano y domiciliario.
f) Publicidad y propaganda.
g) Relaciones Sociales.
h) Condominio.
i) Conservaciones, ampliaciones y mejoras.
j) Estudios y proyectos para inversión en activos fijos.
k) Transferencias corrientes internas asignadas a cada
órgano o ente público.
l) Transferencias de capital asignadas a cada órgano o
ente público.
Para los casos de los literales i), j), k), l), cuando la modificación
implique una disminución del gasto de capital para el aumento del
gasto corriente se le aplicará la norma contenida en el artículo 52 de
la LOAFSP.
4.9.3.1.- Modificaciones Presupuestarias de los Entes
Descentralizados Funcionalmente
Los sistemas de modificaciones presupuestarias contenidos en los
manuales de procedimientos y reprogramaciones de la ejecución del
presupuesto de las sociedades mercantiles y otros entes
descentralizados funcionalmente con o sin fines empresariales,
deben ser aprobados por la ONAPRE previa opinión del órgano o
ente de adscripción o tutela. Si la ONAPRE no se pronuncia en el
término de treinta días hábiles, el sistema propuesto se considerará
aprobado.
Los Entes descentralizados funcionalmente, con o sin fines
empresariales y las sociedades mercantiles, deben elaborar los
manuales de procedimientos del sistema de modificaciones
presupuestarias y reprogramaciones de la ejecución del presupuesto,
previa opinión del órgano o ente de adscripción o tutela, cuando
corresponda.
51
4.9.3.2.- Modificaciones Presupuestarias de los Entes
Descentralizados Funcionalmente sin Fines Empresariales
1. Los traspasos de créditos presupuestarios entre partidas
cedentes o receptoras de un mismo o distinto proyecto o
categoría, equivalente a proyecto o acciones centralizadas,
mayores al veinte por ciento (20%), serán autorizadas por la
Oficina Nacional de Presupuesto. Los traspasos de hasta un
veinte por ciento (20%) y mayores al diez por ciento (10%) los
autorizará la máxima autoridad del ente descentralizado
conforme a lo que establezca el manual de procedimientos del
sistema de modificaciones presupuestarias del ente y
notificados al órgano de adscripción.
2. Las modificaciones que impliquen incremento superior al veinte
por ciento (20%) en el total de los créditos originalmente
aprobados en su presupuesto que surjan como producto de
una nueva fuente de financiamiento o por un incremento de
los recursos inicialmente previstos serán autorizados por la
Oficina Nacional de Presupuesto. Dichas modificaciones de
hasta el veinte por ciento (20%) y mayores al diez por ciento
(10%) las autorizará la máxima autoridad del ente
descentralizado conforme a lo que establezca el manual de
procedimientos del sistema de modificaciones presupuestarias
del ente y notificados al órgano de adscripción.
3. Las modificaciones que impliquen disminuciones de gastos
corrientes que surjan por efecto de disminución de ingresos
corrientes o de capital, superiores al veinte por ciento (20%)
en el total de créditos originalmente aprobados en su
presupuesto, serán autorizados por la Oficina Nacional de
Presupuesto. Dichas modificaciones de hasta veinte por ciento
(20%) y mayores al diez por ciento (10%) deberán ser
autorizados por la máxima autoridad del ente descentralizado
conforme a lo que establezca el manual de procedimientos del
sistema de modificaciones presupuestarias del ente, y
notificados al órgano de adscripción.
Cuando la suma de los traspasos que afecten a una misma
partida, cedente o receptora, alcance o supere al veinte por
ciento (20%) o al diez por ciento (10%) de los créditos
originales, deberán ser aprobados conforme a lo previsto en el
Artículo 104 del Reglamento N° 1 de la LOAFSP.
52
4.9.3.3.- Modificaciones Presupuestarias de los Entes
descentralizados funcionalmente con fines empresariales
Las sociedades mercantiles y los entes descentralizados con fines
empresariales, aplicarán las disposiciones establecidas en los
artículos 100, 101 y 102, en cuanto sean aplicables, del Reglamento
N° 1 de la LOAFSP sobre el Sistema de Presupuesto.
Las sociedades mercantiles y los entes descentralizados con fines
empresariales, de acuerdo a las instrucciones que emita la Oficina
Nacional de Presupuesto, tramitarán las modificaciones
presupuestarias referidas a: la disminución de los resultados
operativos o económicos previstos que alteren sustancialmente la
inversión programada o incrementen el endeudamiento autorizado, a
través del órgano o ente de adscripción a la citada Oficina, la cual
emitirá opinión y la someterá a la aprobación del Presidente de la
República en Consejo de Ministros, todo de conformidad con lo
previsto en el artículo 72 de la LOAFSP.
Conceptos
La rectificación al presupuesto es una autorización de gastos
adicionales a los originalmente acordados a un organismo en la Ley
de Presupuesto, con cargo a la partida "Rectificaciones al
Presupuesto", cuyo monto no podrá ser inferior a 0.5% ni superior a
1% de los ingresos ordinarios estimados en el mismo presupuesto.
Esta permite la atención de necesidades de gastos imprevistos que
se presentan en el transcurso del ejercicio presupuestario o para
aumentar los créditos presupuestarios que resultaren insuficientes.
Salvo casos de emergencia las rectificaciones no podrán destinarse a
crear nuevos créditos ni a cubrir gastos cuyas asignaciones hayan
sido diminuidas por modificaciones presupuestarias. No se podrán
decretar créditos adicionales a la partida de rectificaciones del
presupuesto, ni incrementarla mediante traspasos. (Ley Orgánica de
la Administración Financiera del Sector Público)
La insubsistencia es una modificación presupuestaria mediante la
cual se anulan total o parcialmente los créditos no comprometidos
acordados a proyectos, acciones centralizadas y partidas de la Ley de
Presupuesto, bien sea, por economías que ocurran en la etapa de
ejecución del presupuesto o por ajustes que ordene el Presidente de
la República al presupuesto de gastos.
53
El traspaso es una modificación presupuestaria que consiste en una
reasignación de los créditos presupuestarios originalmente aprobados
a un mismo proyecto o acción centralizada o a diferentes proyectos o
acciones centralizadas de un organismo. La característica
fundamental del traspaso es no afectar el total del presupuesto
originalmente acordado.
Los créditos adicionales constituyen una autorización adicional de
gastos que se acuerdan a los proyectos o acciones centralizadas y
partidas de la Ley de Presupuesto. Dicha autorización se acuerda
para financiar "gastos necesarios no previstos o cuyas partidas
resulten insuficientes y siempre que el Tesoro cuente con recursos
para atender la respectiva erogación". El crédito adicional también se
utiliza para financiar el desarrollo de nuevos programas.
El Ejecutivo Nacional podrá decretar créditos adicionales al
Presupuesto de Gastos, previa autorización de la Comisión de
Finanzas de la Asamblea Nacional, para cubrir gastos necesarios no
previstos en la Ley de Presupuesto o créditos presupuestarios
insuficientes. La decisión será publicada en Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela (LOAFSP).
No se podrán efectuar modificaciones presupuestarias que impliquen
incrementar los gastos corrientes en detrimento de los gastos del
servicio de la Deuda Pública (LOAFSP).
4.9.4.- Evaluación de la Ejecución Presupuestaria
Los organismos de la administración central y descentralizada
funcionalmente deben evaluar la ejecución de sus presupuestos tanto
en forma periódica, durante la ejecución, como al cierre del ejercicio,
e informará los resultados de la ejecución físico-financiera a la
máxima autoridad del organismo y a la ONAPRE.
La Oficina Nacional de Presupuesto evaluará la ejecución de los
presupuestos de la República y sus entes descentralizados
funcionalmente sin fines empresariales, tanto durante el ejercicio
como al cierre de los mismos. Para ello, los entes y sus órganos
están obligados a lo siguiente:
• Llevar registros de la ejecución física de su presupuesto sobre
la base de los indicadores de la gestión previstos y de acuerdo
con las normas técnicas correspondientes.
54
• Participar los resultados de la ejecución física de sus
presupuestos a la Oficina Nacional de Presupuesto, dentro de
los plazos que determine el Reglamento N° 1 sobre el Sistema
Presupuestario.
La Oficina Nacional de Presupuesto publicará en la Gaceta Oficial de
la República Bolivariana de Venezuela una síntesis de los
presupuestos de las sociedades mercantiles y demás entes
descentralizados funcionalmente con fines empresariales, contentiva
de la información a la que se refiere el Reglamento N° 1.
4.9.5.- Cierre del Ejercicio Presupuestario
Las cuentas de los presupuestos de ingresos y gastos, se cerrarán al
31 de diciembre de cada año y con posterioridad a esa fecha no se
podrán asumir compromisos ni causarse gastos con cargo al
ejercicio que se cierra. LOAFSP y su Reglamento N° 1 Sobre el
Sistema Presupuestario.
4.10 NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL
CICLO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
4.10.1.- Procedimientos Administrativos de Adquisición y
Contratación
Los procedimientos administrativos de adquisición o contratación se
sujetarán a las disposiciones legales vigentes (Decreto de Reforma
Parcial de la Ley de Licitaciones y Contratos, Condiciones Generales
de Contratación para la Ejecución de Obras y otras disposiciones
legales y reglamentarias que regulen la materia).
4.10.2.- Planificación y programación de compras
La Dirección de Administración o la unidad que haga sus veces, a
través de la unidad de compras, debe planificar y programar las
compras en función de las necesidades y requerimientos del
organismo.
4.10.3.- Separación de Atribuciones en el Proceso de
Adquisiciones o Contratación
En el sistema de adquisición de bienes y servicios se deben segregar
las funciones de adquisición, custodia y registro de los bienes y
servicios.
55
4.10.4.- Solicitud y Aprobación de las Adquisiciones de
Bienes y Servicios
Toda adquisición de bienes y contratación de servicios debe
realizarse previa Requisición debidamente documentada, autorizada
y aprobada por los funcionarios que tengan atribuidas tales
funciones. La Requisición debe estar debidamente fundamentada por
el responsable del área o unidad respectiva y su aprobación sólo
podrá efectuarse si existe la disponibilidad presupuestaria para el
gasto o inversión.
4.10.5.- Registro de Proveedores
Cada organismo de la administración central y descentralizada
funcionalmente, debe mantener un registro de proveedores
actualizado en donde se contemple: datos del proveedor
(representante legal de la empresa, cedula de identidad, RIF y NIT
de la empresa, Acta Constitutiva y modificaciones vigentes, cuenta
bancaria, tipo y número de cuenta, autorizado a cobrar, entre otros)
descripción del producto y precio.
Dicho registro podrá ajustarse a las necesidades y naturaleza de
cada organismo. El Proveedor debe estar debidamente inscrito en el
Registro Nacional de Contratistas. (RNC)
4.10.6.- Órdenes de Compras o de Servicios
Las adquisiciones de bienes o servicios deben estar amparadas por
órdenes de compra o servicios, numeradas correlativamente. Dichas
órdenes deben describir detalladamente el Beneficiario, Nombre,
Dirección , RIF o NIT, Lugar de Entrega, Forma de Pago: (Abono en
cuenta, carta de crédito, cheque), Condiciones de la Compra (CIF,
FOB, FAS y otros) bien u objeto de la orden, precios unitarios, monto
total, descuentos, lugar de compra: Nacional o Exterior, porcentaje
(%) de la fianza de fiel cumplimiento y de anticipo, si la hubiere,
porcentaje (%) de la cláusula penal y demás elementos que se
consideren necesarios para realizar la compra. Es importante utilizar
en la adquisición de bienes, un catálogo de los bienes que adquiere
el organismo, a fin de conocer rápidamente las características del
bien para simplificar el proceso.
4.10. 7.- Recepción de Bienes y Servicios
56
Cuando la unidad reciba los bienes y servicios adquiridos, los
funcionarios responsables deben realizar el control perceptivo de los
bienes y/o servicios y elaborar la respectiva Acta de Recepción
Definitiva sobre la recepción conforme de los bienes y debe entregar
una copia de la misma a la unidad administradora encargada de su
registro.
4.10.8.- Conformación de facturas
Cuando la unidad administradora reciba la factura del proveedor,
antes de proceder a su pago, debe verificar la firma que la autoriza y
la confrontará contra la orden de compra, notas de entregas e
informes de recepción, Acta de Recepción Definitiva de los bienes, la
garantía expedida por el fabricante y contrato soporte técnico y/o de
mantenimiento, cuando corresponda.
Inventarios
4.10.9.- Sistema de Registro de Inventarios
Para cada bien recibido deberá elaborarse la respectiva “Ficha del
Bien”, asignarle el número de inventario y la fecha de rotulación,
asentarse en el Registro Auxiliar de Bienes o en el Auxiliar de
Existencias en el Almacén, si corresponde. Los registros en la
contabilidad patrimonial y en los respectivos auxiliares, podrán
efectuarse en forma automatizada o manual.
4.10.10.- Control de Almacenes o Depósitos de Existencias
de Inventarios
En cada organismo o ente debe existir un espacio físico adecuado
para el almacenamiento o depósito de las existencias de inventarios
que permita el control e identificación rápida de los artículos o
elementos. La máxima autoridad de cada organismo ordenador de
compromisos y pagos debe establecer un adecuado sistema para la
conservación, seguridad, manejo y control de los bienes o elementos
almacenados.
4.10.11.- Verificación Física de Inventarios
El organismo o ente, a través de funcionarios independientes del
manejo y registro de los bienes e inventarios, debe verificar la
existencia física de los mismos, por lo menos una vez al año, en la
época que se considere más oportuna. La Unidad de Auditoría
57
Interna debe vigilar el cumplimiento de esta norma y observar la
toma física de los inventarios para garantizar la aplicación adecuada
de los procedimientos diseñados para el efecto.
4.10.12.- Salidas del Almacén
Las salidas del Almacén deben estar amparadas por una Requisición
de Bienes debidamente autorizada, con el correspondiente
Comprobante de Entrega y deben ser descargadas del Registro
Auxiliar de Bienes en Almacén.
4.11. NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO DE BIENES E
INVERSIONES EN PROYECTOS
Bienes
4.11.1.- Adquisición de Bienes
Las adquisiciones de bienes, ya sea por compra, donación, canje o
construcción, deben ser registradas oportunamente al costo de
adquisición, construcción o de avalúo en los casos de ser adquiridos
por donación o canje. La adquisición de bienes inmuebles, debe estar
respaldada por documentos debidamente inscritos ante Registro
Público.
4.11.2.- Control Perceptivo
El control perceptivo debe practicarse al momento de la recepción de
los bienes adquiridos, para asegurarse que el precio, calidad y
cantidad correspondan con las especificaciones aprobadas en las
Órdenes de Compra.
4.11.3.- Código de Identificación de los Bienes
Cada organismo o ente debe tener los bienes debidamente
identificados con etiquetas o marcas, con el Método, Código y Fecha
de Rotulación establecidos para tal efecto, estén en almacén o en
uso, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
4.11.4.- Seguridad de los Bienes
Cada organismo o ente debe contratar las pólizas de seguros
necesarias para proteger los bienes que tenga adscritos, de
conformidad con las políticas establecidas, para cubrir los distintos
58
riesgos o siniestros que puedan ocurrir y adoptarán las medidas
necesarias de custodia y seguridad material que sean pertinentes de
acuerdo a la naturaleza de cada bien.
4.11.5.- Obsolescencia, Pérdida o Daño de los Bienes
Los bienes obsoletos, deteriorados o faltantes deben ser dados de
baja oportunamente de los registros contables e inventarios, previo
el cumplimiento de los trámites legales vigentes y la debida
autorización, mediante Resolución expresa de la máxima autoridad
de la entidad respectiva. En caso de Bienes Muebles cuyo deterioro
sea irreversible, debe procurarse la mayor recuperación económica
posible mediante el aprovechamiento de sus partes o por venta de
las mismas. En caso de detectarse faltantes de bienes debe
elaborarse Acta para dejar constancia de tal situación, avalada por el
jefe de la dependencia o quien haga sus veces y por dos personas
más.
4.11.6.- Registro de Bienes
En todos los organismos de la administración central y
descentralizada funcionalmente se crearán y mantendrán registros
permanentes y detallados de las entradas, salidas, traspasos y
mejoras de los activos fijos que posibiliten su identificación,
clasificación y control de su uso o disposición. Por cada bien que se
incorpore se debe llenar una ficha del bien que incluye: Fecha de
Compra, Costo del Bien, Precio de Adquisición, Construcción Avalúo,
de N° Orden de Compra, Nombre del Proveedor, N° Orden de Pago,
Contrato de Mantenimiento, si lo tuviere, Nombre de la Compañía
que realiza el mantenimiento, N° Contrato, N° Póliza de Seguro, si la
tuviere, Nombre de la Compañía de Seguro, N° de Serial, si lo
tuviere, Unidad Administradora donde estará ubicado el bien,
Responsable Patrimonial, primario y por uso.
En el caso de un bien inmueble, debe incorporarse a la ficha, número
y fecha del documento de propiedad y nombre del respectivo
Registro Público.
4.11.7.- Reparaciones de Bienes de Uso
Todas las reparaciones de bienes de uso deben realizarse previa
solicitud debidamente documentada, autorizada y aprobada por el
funcionario responsable para tal fin en concordancia con la
programación de operaciones y la asignación presupuestaria.
59
4.11.8.- Uso y Mantenimiento de Bienes
Los organismos o entes de la Administración Pública deben utilizar
los bienes y servicios del Estado, exclusivamente, para los fines
previstos en la programación de sus operaciones. El Jefe de la unidad
a la que han sido adscritos los bienes es responsable del
mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos.
4.11.9.- Custodia de Bienes
En los organismos o entes de la Administración Pública, el Jefe de
unidad a la que han sido adscritos los bienes es responsable del
control y custodia de los mismos.
4.11.10.- Inventario Físico de Bienes
En cada organismo o ente público, en forma periódica o por lo menos
una vez al año, el personal independiente de la custodia y registro
contable deberá verificar físicamente la situación de los bienes que le
han sido adscritos y compararlos con los registros contables.
4.11.11.- Enajenación de Bienes
Cuando sea necesaria la enajenación de bienes adscritos al
organismo o ente debe efectuarse de conformidad con las normas
legales vigentes que regulan la materia y con los procedimientos
prescritos para tales efectos.
Inversiones en Proyectos
4.11.12.- Participación de la Unidad de Auditoría Interna
La Unidad de Auditoría Interna debe velar por la transparencia en
los procesos de licitación y podrá participar en dichos procesos con
carácter de observador, sin derecho a voto.
4.11.13- Partes del Contrato
La Dirección de Administración o la Unidad que haga sus veces, es
responsable de que los contratos para la ejecución de obras tengan
como mínimo los siguientes documentos:
a) Documento principal.
60
b) Documentos técnicos (planos, normas técnicas de
construcción, memoria descriptiva y lista de equipos).
c) Presupuesto original de la obra.
d) Documento de constitución de las garantías exigidas al
contratista.
e) Programa de trabajo.
f) Cronograma de pago.
g) Análisis de precios unitarios.
h) Condiciones Generales de Contratación para la ejecución de
obras.
i) Certificado de inscripción vigente en el Registro Nacional de
Contratistas.
La Unidad Administradora contratante es responsable de que los
contratos para la ejecución de estudios y proyectos contengan los
documentos establecidos en las Condiciones Generales de
Contratación para Estudios y Proyectos.
Al documento principal se anexará una copia del certificado de
inscripción vigente en el Registro Nacional de Contratistas exigido
por el Servicio Nacional de Contrataciones.
4.11.14.- Contratos a Cancelarse con el Presupuesto Vigente
Para cada contrato a ser cancelado con cargo al presupuesto vigente,
debe tramitarse el respectivo compromiso presupuestario por el
monto total del contrato.
4.11.15.- Registro de Compromiso
Para los contratos a cancelarse en varios ejercicios presupuestarios
debe efectuarse el respectivo registro de compromiso por el monto
que afecta el presupuesto vigente y los montos que afectarán los
presupuestos futuros.
4.11.16.- Fianzas
La respectiva unidad administradora será responsable de verificar la
presentación oportuna por parte de los contratistas de las fianzas (de
fiel cumplimiento y/o de anticipo) establecidas en el contrato y
además, deberá verificar el monto de los anticipos otorgados en cada
contrato. Este anticipo deberá ser amortizado proporcionalmente en
cada valuación.
61
Las fianzas estarán vigentes durante todo el tiempo de ejecución de
la obra y durante el lapso de garantía establecido en el documento
principal y se liberan una vez cumplido el proceso de recepción
definitiva de la obra.
4.11.17.- La Unidad de Auditoría Interna al Ejercer el Control
Posterior deberá Verificar los Siguientes Aspectos
1. Verificar que en la ejecución de obras se cumplan todas las
condiciones generales de contratación, para la ejecución de
obras, en especial:
• Que todas las valuaciones de ejecución de obra estén
aprobadas por el Ingeniero-Inspector y por el funcionario
autorizado para expedir la orden de pago.
• Que los anticipos otorgados a los contratistas estén de
acuerdo con las normas que regulan la materia y el
contrato respectivo y que el mismo sea amortizado en cada
valuación del contratista.
• Que el Ingeniero Inspector lleve el Libro de Obra al día.
• Que el contratista entregue la obra de acuerdo con las
especificaciones técnicas del contrato, en sus etapas de
aceptación provisional y aceptación definitiva.
• Que las retenciones efectuadas a los contratistas por
concepto de contratos de obras y conexos, se ajusten a la
normativa vigente y a los términos del respectivo contrato.
4.12 NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO PARA EL CICLO
DE CRÉDITO PÚBLICO
4.12.1.- Crédito Público
Las operaciones de crédito público, de conformidad con lo
establecido en la Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público, serán previstas en la ley especial que autoriza al
Ejecutivo Nacional para la contratación y ejecución de las
operaciones de crédito público durante el ejercicio presupuestario,
que será promulgada simultáneamente con la Ley de Presupuesto.
En dicha ley especial se autorizará el monto máximo de
endeudamiento neto que podrá contratar durante ese ejercicio así
62
como el monto máximo de letras del tesoro que podrán estar en
circulación al cierre del respectivo ejercicio presupuestario.
Solo podrán ser celebradas operaciones de crédito público que
superen el monto máximo autorizado por la Asamblea Nacional para
financiar gastos extraordinarios que surjan como consecuencia de
calamidades o de catástrofes públicas, según lo establece la LOAFSP.
Antes de realizar operaciones de crédito público autorizadas de
conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público, los respectivos entes y órganos
deberán cumplir los requisitos establecidos por el Ministerio de
Finanzas para la intervención de la Oficina Nacional de Crédito
Público en las gestiones de autorización, negociación y celebración
de dichas operaciones.
La solicitud de autorización al Presidente de la República en Consejo
de Ministros, se tramitará a través del Ministerio de Finanzas.
(LOAFSP y Reglamento N° 2).
4.12.2.- Registro y Control de Documentos
La Oficina Nacional de Crédito Público (ONCP) debe mantener un
registro y archivo actualizado de cada operación de crédito público.
Normas del Registro de la Deuda Pública
La ONCP dictará las normas mediante las cuáles se documentará el
registro de las operaciones de crédito público y, en especial, de los
contratos de empréstitos, otorgamiento de garantías y las
operaciones de refinanciamiento o reestructuración de deuda pública.
Para el adecuado registro de la deuda pública garantizada, los entes
regidos por la LOAFSP que hayan contraído dichas deudas a través
de la ONCP, deberán suministrar toda la información relativa a
operaciones realizadas o en trámite, desembolsos recibidos y servicio
de la deuda que estas generasen dentro de los primeros diez (10)
días de cada mes.
4.12.3.- Requisitos para la Contratación de Convenios
Financieros
Las solicitudes de contratación de operaciones de crédito público
bajo la modalidad de convenios financieros vinculados a contratos
plurianuales de obras servicios o adquisiciones (LOAFSP) deberán
63
cumplir al menos con los siguientes requisitos (Reglamento N° 2
sobre el Sistema de Crédito Público).
1. Que la máxima autoridad del ente solicitante remita a la
Oficina Nacional de Crédito Público la información inherente a
cada contratación, en particular.
a) Copia del Acta Constitutiva, Estatutos Sociales y
modificaciones vigentes de la persona jurídica con la cual
contratará la República.
b) Copia del contrato comercial a objeto del financiamiento.
c) Documentos que certifiquen la facultad de los
representantes de las partes contratantes para suscribir
los contratos de financiamiento con la República.
2. Que el respectivo contrato cumpla con las disposiciones
contenidas en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, respecto
del control interno y, si es procedente, la Ley de Licitaciones y
su Reglamento y la Ley Orgánica sobre Promoción de la
Inversión Privada bajo el Régimen de Concesiones.
3. Que el respectivo contrato comercial prevea una cláusula que
establezca la sujeción del contratista al cumplimiento de las
obligaciones tributarias, no exentas o exoneradas de
conformidad con la Ley.
4. Opinión jurídica previa de la Procuraduría General de la
República.
Sin perjuicio de la aplicación de las normas que sobre documentación
contractual dicte la Oficina Nacional de Crédito Público, de
conformidad con lo establecido en el artículo 98 de la LOAFSP sobre
el Sistema de Crédito Público y el Reglamento N° 2.
1. Oficio suscrito por el Ministerio de Finanzas, contentivo de la
instrucción a la Procuraduría General de la República para que
emita opinión jurídica con respecto a los contratos de
financiamiento de cada operación de crédito público.
2. Copia de la certificación del acta de aprobación de la operación
de crédito público en particular emanada del Consejo de
Ministros.
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3. Copia del acto de autorización de la operación de crédito
público en particular emanado de la Comisión Permanente de
Finanzas de la Asamblea Nacional.
4. Copia de la opinión emanada del Banco Central de Venezuela
sobre la operación de crédito público en específico, y sus
modalidades si las hubiere.
5. Copia del Acta Constitutiva, Estatutos Sociales y las respectivas
modificaciones vigentes al momento de la contratación de la
persona jurídica con la cual contratará la República.
6. Copia del respectivo contrato comercial objeto del
financiamiento, si fuere el caso.
7. Los documentos que certifiquen la facultad de los
representantes de las partes contratantes para suscribir los
contratos de financiamiento con la República.
8. Opinión de la Consultoría Jurídica del Ministerio de Finanzas,
contentiva del pronunciamiento expreso sobre los aspectos
jurídicos de la negociación, el proceso de aprobación y el texto
íntegro del contrato y sus anexos.
9. Copia del acto de autorización de la reprogramación o
modificación de la respectiva Ley de endeudamiento anual y de
la opinión de la Comisión Permanente de Finanzas de la
Asamblea Nacional, si fuere el caso, cuando ello estuviere
permitido por dicha Ley.
10.Cualquier otra información documental que el Ministerio de
Finanzas estime necesaria para la emisión de la opinión
jurídica.
El Ministerio de Finanzas remitirá el expediente en copia certificada a
la Procuraduría General de la República, debidamente foliado, una
vez constatada la adecuación de su contenido con las aprobaciones
impartidas por la Comisión Permanente de Finanzas de la Asamblea
Nacional.
La Oficina Nacional de Crédito Público mantendrá expedientes
actualizados de cada una de las operaciones de crédito público, con
el debido detalle del estado de tramitación de contratación,
desembolso y de ejecución financiera en que se encuentran los
65
programas y proyectos financiados con cada operación de crédito
público. Tales como:
1. Operaciones con solicitud de contratación.
2. Operaciones con aprobación y autorización.
3. Operaciones con cuota de compromiso del gasto.
4. Operaciones con disponibilidad financiera y/u orden de pago
elaborada.
5. Operaciones con desembolsos programados.
6. Operaciones con desembolsos ejecutados.
7. Las demás que puedan surgir por disposición de las normas
técnicas que dicte la Oficina Nacional de Crédito Público.
(Reglamento N° 2 sobre el Sistema de Crédito Público)
4.12.4.- Selección del Agente Financiero
Para la selección de los agentes financieros el Ministerio de Finanzas,
por órgano de la Oficina Nacional de Crédito Público, evaluará como
criterios de desempeño, entre otros:
• La calificación de riesgo.
• Experiencia en el mercado financiero nacional e internacional.
• Costos financieros de la emisión.
• Compromisos de suscripción de la emisión y soporte en el
mercado secundario.
• Adecuación a la estrategia de deuda.
• Investigación del mercado.
• Capacidad de colocación y distribución. (Reglamento N° 2
sobre el Sistema de Crédito Público)
4.12.5.- Cronograma de Pagos
Para cada operación de crédito público, la Oficina Nacional de Crédito
Público en coordinación con la Oficina Nacional del Tesoro y la
Oficina Nacional de Presupuesto elaborarán un cronograma de
desembolsos de caja para asegurar el cumplimiento oportuno de los
pagos. (Reglamento N° 2 Sobre el Sistema de Crédito Público)
4.12.6.- Identificación del Beneficiario
Todo acreedor de la República por concepto de operaciones de
crédito público debe ser identificado plenamente por la Oficina
Nacional de Crédito Público, antes de proceder a emitir las
respectivas Ordenes de Pago.
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4.12.7.- Aprobación de Pagos
Cada pago relativo a las operaciones de crédito público debe ser
aprobado por la Oficina Nacional de Crédito Público; y el Banco
Central de Venezuela, antes de proceder a efectuar el pago, debe
recibir las instrucciones definitivas de la Oficina Nacional de Crédito
Público.
4.12.8.- Etapas Presupuestarias
Todas las etapas presupuestarias (compromiso, causado y pagado)
de las operaciones de crédito público deberán ser contabilizadas
automáticamente en el SIGECOF.
4.12.9.- Autorización de Bonos o Letras del Tesoro
Todo Título de Deuda representado en bonos o Letras del Tesoro
debe ser firmado y sellado por el personal autorizado para ello por el
Ministro de Finanzas. Dicha autorización debe ser publicada en la
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.
4.12.10. Emisión de Títulos Valores Públicos
La emisión de títulos valores públicos de deuda interna se realiza
mediante la publicación del decreto correspondiente en la Gaceta
Oficial respectiva.
En caso de títulos valores públicos de deuda externa la emisión se
realiza con fundamento en el decreto correspondiente y en los casos
pertinentes mediante registro en los mercados internacionales de
conformidad con las regulaciones aplicables.
4.12.11.- Entrega de Instrumentos Financieros u otros
Instrumentos
La entrega al Banco Central de Venezuela de los Bonos y Letras del
Tesoro, debe ser realizada por el personal de la Oficina Nacional de
Crédito Público, mediante Acta.
4.12.12.- Estrategia de Colocación
La estrategia de colocación de Bonos de la Deuda Pública o de Letras
del Tesoro debe ser aprobada por la máxima autoridad financiera del
Ejecutivo (Ministro de Finanzas)
67
4.12.13.- Opinión del Banco Central en la Colocación de
Bonos de Deuda Pública
Se debe solicitar opinión del Banco Central de Venezuela antes de
proceder a la colocación de Bonos de la Deuda Pública en el
mercado.
4.12.14.- Desmaterialización de Títulos Valores Públicos
Los Títulos Valores Públicos, incluyendo las Letras del Tesoro y los
títulos que representen beneficios fiscales, serán emitidos bajo
custodia desmaterializada, salvo que por inhabilitación técnica, deban
ser emitidos especimenes provisionales en forma física. Al cesar la
inhabilitación técnica, la ONCP los sustituirá por registros
electrónicos, dejando los anteriores sin validez y deberán ser
desincorporados del mercado financiero.
Para todos los efectos, los Títulos Valores Públicos, las operaciones
de tesorería y los títulos que representen beneficios fiscales, se
respaldarán mediante registro digital que será archivado
electrónicamente por la ONCP.
4.12.15.- Informe de Ejecución Semestral
Los entes u órganos regulados por la LOAFSP, incluidos en ley
especial de endeudamiento, deberán remitir a la ONCP y a la
Comisión Permanente de Finanzas de la Asamblea Nacional un
informe trimestral sobre la ejecución física y financiera de los
proyectos financiados con recursos provenientes de operaciones de
crédito público.
4.12.16.- Informe Anual de la Gestión de la Deuda Pública
Dentro de los noventa (90) días siguientes al cierre del ejercicio
fiscal, el jefe de la ONCP remitirá al Ministro de Finanzas, para su
posterior presentación al Presidente de la República, en Consejo de
Ministros, y a la Comisión Permanente de Finanzas de la Asamblea
Nacional, un informe de gestión de la deuda pública durante ese año,
sobre la situación del saldo de la deuda y su servicio, el balance de
las operaciones realizadas, las tendencias prevalecientes en los
mercados financieros y las perspectivas y estrategias futuras en la
gestión de crédito público.
68
4.12.17- Certificados que Representen Beneficios Fiscales
El Ministerio de Finanzas, mediante la ONCP gestionará, tramitará,
registrará y controlará los certificados que representen beneficios
fiscales, tales como bonos de exportación y Certificados Especiales
de Reintegro Tributario a los exportadores y cualquier otro que
pudiera establecerse legalmente, Así como, para el pago del
reintegro del impuesto al valor agregado (IVA), a las sedes
diplomáticas ubicadas en el país, de conformidad con lo establecido
en la Ley y los reglamentos correspondientes. Dichas operaciones,
por su naturaleza, quedan excluidas del registro de las operaciones
de crédito público.
4.13 NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
4.13.1.- Clasificación de Cargos, Niveles Remunerativos y
Requerimientos de Personal
Los organismos de la administración central y descentralizada
funcionalmente deben establecer, de acuerdo con las normas
legales, una clasificación de cargos con los respectivos requisitos
mínimos para su desempeño y los correspondientes niveles de
remuneración. En la programación de operaciones se determinarán
los requerimientos de personal para ejecutar dichas operaciones, lo
cual determinará el monto del rubro de servicios personales de su
Proyecto de Presupuesto.
4.13.2.- Reclutamiento y Selección de Personal
Los organismos o entes públicos deben seleccionar los recursos
humanos requeridos para el exitoso desarrollo de las funciones y
actividades de la entidad, a través de una estrategia óptima de
reclutamiento y selección de personal, teniendo en cuenta los
requisitos exigidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública y por
el Manual Descriptivo de Clasificación de Cargos, emitido por
Viceministerio de Planificación y Desarrollo Institucional del Ministerio
de Planificación y Desarrollo. (VIPLADIN)
El Manual Descriptivo de Clasificación de Cargos, emitido por
VIPLADIN, no aplica para las sociedades mercantiles y entes
descentralizados funcionalmente con fines empresariales.
69
4.13.3.- Capacitación y Adiestramiento de los Recursos
Humanos
Cada servidor público es responsable de mantener actualizados sus
conocimientos. Sin embargo, las unidades que integran el organismo
determinarán anualmente, los requerimientos y necesidades de
adiestramiento; respaldarán y fomentarán la ejecución de programas
para desarrollar las capacidades y aptitudes de sus funcionarios en el
campo de su competencia.
4.13.4.- Evaluación de Personal
Periódicamente los supervisores deben evaluar el trabajo de los
funcionarios públicos y exigirles que su rendimiento sea igual o
mayor a los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada
función, tarea o actividad. Cada jefe de unidad es responsable de la
evaluación del rendimiento del personal a su cargo.
4.13.5.- Cumplimiento de los Deberes del Cargo
Con base en el sueldo, salario o cualquier otra forma de retribución
acordada con el organismo, el servidor público está obligado a
cumplir sus funciones con oportunidad, honradez y rectitud sin
buscar o recibir otros beneficios personales vinculados con el
desempeño de sus funciones.
Igualmente, no se podrán desempeñar cargos sin percibir la
remuneración pactada o la oficial que corresponde al empleo ni
recibir asignaciones por cargos no desempeñados.
4.13.6.- Prohibición de Ejercer Simultáneamente más de un
Cargo Público Remunerado
Ningún servidor público podrá ejercer más de un cargo público
remunerado ni percibir más de una remuneración, con excepción de
los casos previstos en la Ley del Estatuto de la Función Pública.
4.13.7.- Control de Asistencia
Cada organismo o ente debe establecer los procedimientos para el
control de asistencia que aseguren la puntualidad y permanencia en
los sitios de trabajo de todos los funcionarios públicos. El control se
ejercerá por el jefe inmediato superior y por la unidad de personal.
70
4.13.8.- Vacaciones
Los jefes de las unidades administradoras de cada organismo, en
coordinación con la Dirección General ó Unidad de Recursos
Humanos, deben elaborar cada año un cronograma de vacaciones
para los funcionarios públicos adscritos a su dependencia y, una vez
aprobado, velar por su cumplimiento, por cuanto, las mismas no son
acumulables y deberán disfrutarse dentro del lapso que establezca la
normativa de rango legal y sublegal que rija la materia, generando el
pago de una bonificación anual de naturaleza económica. Si a
producirse el egreso del funcionario de la Administración Pública no
hubiere disfrutado de uno o más período de vacaciones, tendrá
derecho al pago de la renumeración que le corresponde, de
conformidad con lo establecido en el artículo 24 de la Ley del
Estatuto de la Función Pública.
4.13.9.- Rotación de Personal
Cada entidad pública debe establecer, en forma sistemática, la
rotación de los funcionarios vinculados con las áreas de
administración, registro y custodia de bienes y recursos del
organismo. Dicha rotación debe cubrir la capacitación necesaria de
los funcionarios rotados para que puedan desempeñarse con
eficiencia en los nuevos cargos.
4.13.10.- Caución
La máxima autoridad de cada organismo o ente debe definir, de
conformidad con las disposiciones legales vigentes y reglamentos
internos de cada sector, las actividades que requieran ser
garantizadas mediante caución. Al efecto, en cada caso, fijará el
monto adecuado de la misma que deberá contratarse con un banco o
una Compañía de Seguros y asignará los recursos necesarios para su
ejecución. Las cauciones deben ser registradas en el Registro Auxiliar
“Empleados de Hacienda”. Las cauciones deben ser presentadas por
ante la Unidad de Auditoría Interna de la respectiva unidad
administradora.
4.13.11.- Seguridad Social e Industrial
Bajo responsabilidad de la máxima autoridad, el organismo está
obligado a cumplir las disposiciones legales vigentes en materia de
Seguridad Social, en los riesgos a corto y largo plazo, y a cumplir con
las normas de seguridad industrial cuando proceda.
71
4.13.12.- Remuneraciones, Planes y Beneficios Indirectos del
Personal
Los organismos o entes públicos deben mantener con
responsabilidad y eficiencia la administración de los beneficios socioeconómicos,
a través de procesos técnicos, registro, control,
desarrollo y bienestar social del personal, para cumplir oportuna y
eficazmente los compromisos contractuales con el personal.
4.13.13.- Aplicación de las Convenciones Colectivas
Los organismos de la Administración Pública deben dar estricto
cumplimiento a las normas legales vigentes en materia laboral y a los
convenios establecidos con empleados y obreros en las Convenciones
Colectivas.
4.13.14.- Prestaciones Sociales
Todo funcionario público tiene derecho al beneficio de las
prestaciones sociales por antigüedad que contempla la Constitución
de la República Bolivariana de Venezuela, la Ley del Estatuto de la
Función Pública y la Ley Orgánica del Trabajo (LOT) y su
Reglamento. Para garantizar su cancelación al término de la relación
de trabajo, se debe establecer en la Ley de Presupuesto Anual o en
el Presupuesto del respectivo organismo o ente, los créditos
necesarios para los fideicomisos previstos en la LOT.
4.13.15.- Retenciones y Deducciones al Personal
Toda retención y/o deducción efectuada al personal debe estar
relacionada y sustentada con el comprobante de pago
correspondiente y debidamente registrada en el Sistema de
Contabilidad y deberá ser enterada oportunamente a su beneficiario
de acuerdo con los plazos legalmente establecidos.
5. INSTRUCTIVO PARA EL ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL
INTERNO POR CICLOS DE TRANSACCIONES
El siguiente instructivo tiene como finalidad orientar en relación con los pasos
que se deben seguir para el uso del Manual de Normas de Control Interno por
ciclo de transacciones. Es importante destacar que los ciclos de transacciones
han sido previamente definidos y que sobre los mismos ha sido diseñado un
Modelo Genérico, el cual muestra las actividades y responsables de cada ciclo.
72
El Mapeo Genérico es una visión a muy alto nivel de las actividades que se
realizarán en cada ciclo, por lo tanto el Administrador debe seguir los
siguientes pasos para instrumentar el Manual.
Pasos para instrumentar el Manual:
1. Visión de cada Ciclo
El Administrador debe conocer en detalle las actividades que se deben
ejecutar en cada ciclo.
2. Establecer Procedimientos de las Actividades
Los ciclos fueron divididos en macro-actividades, las cuales agrupan un
número indeterminado de tareas. Para que el Administrador pueda
establecer procedimientos para una macro-actividad debe descomponer
las actividades a su mínima expresión a fin de elaborar y presentar los
formatos que utilizarán y las normas detalladas para su control.
El organismo debe establecer un sistema integrado de gestión que le
permita al responsable controlar los diferentes ciclos. Este sistema
permitirá evaluar la gestión del organismo, no sólo desde el punto de
vista físico-financiero, sino también de atención a los usuarios.
3. Formalizar los procedimientos en un manual
Una vez realizado el estudio para el mejoramiento de los
procedimientos, los mismos deben ser incorporados en las Normas y
Procedimientos del respectivo organismo, las cuales deben ser
aprobadas por la máxima autoridad de la institución.
4. Publicación y actualización
Aprobadas las Normas y Procedimientos por la máxima autoridad del
organismo, éstas deben ser publicadas y divulgadas a todos los niveles
de la organización. El responsable debe velar porque las mismas se
mantengan actualizadas y los funcionarios las apliquen en la ejecución
de sus actividades. Las modificaciones a los procedimientos deben ser
aprobados por la máxima autoridad del organismo.
73
ANEXO A
MODELO GENERICO DE LOS CICLOS DE ACTIVIDADES DE LA
ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y DESCENTRALIZADA
FUNCIONALMENTE
El Modelo Genérico para la administración central y Descentralizada
funcionalmente fue elaborado con base en los ciclos de actividades claves que
ejecutan los organismos públicos, los cuales son comunes para todos, también
se consideró la normativa contenida en los instrumentos legales y
reglamentarios que se indican a continuación: Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público, Reglamento sobre la
Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional,
Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, Condiciones Generales
de Contratación para la Ejecución de Obras, Ley Orgánica del Trabajo, Ley del
Estatuto de la Función Pública, Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional del Control Fiscal, Normas Generales de
Control Interno, dictadas por la Contraloría General de la República y Ley
Orgánica de la Administración Pública.
Los ciclos claves que hemos definido, son los siguientes:
• Presupuesto.
• Liquidación y Recaudación de Ingresos.
• Ejecución Presupuestaria.
• Pagos.
• Compras y Contrataciones.
• Recursos Humanos.
• Bienes e Inversiones en Proyectos.
• Crédito Público.
Los ciclos claves para cualquier empresa son de tipo operativo (Ingresos,
Egresos, Producción, Tesorería e Información Financiera), pero en la
Administración Pública los ciclos son similares con algunas características
propias de su naturaleza como son los ciclos de Formulación de Presupuesto y
de Recursos Humanos. Ambos ciclos son de suma importancia para los
organismos públicos, porque el primero permite establecer los puntos de
control sobre sus operaciones económicas-financieras, y el segundo, establece
el control sobre el personal que presta sus servicios a la Administración Pública
Nacional.
También hay que hacer mención sobre el caso del ciclo de Ingresos en los
organismos públicos, porque los organismos de la Administración Pública
Nacional son entes liquidadores y no recaudadores, por lo cual el proceso de
74
percepción de los Ingresos al Fisco Nacional lo realiza la Oficina Nacional del
Tesoro a través de los convenios firmados con el Banco Central de Venezuela
y la banca comercial; semejante es el caso del endeudamiento interno y
externo que es administrado a través de la Oficina Nacional de Crédito Público.
El Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF),
es la herramienta que soporta los ciclos de transacciones de la Administración
Pública. Este sistema tiene los siguientes propósitos:
• Integración de competencias exclusivas de los órganos rectores de la
Administración Financiera Gubernamental Pública
• Registro único de datos. (sistema de una sola entrada)
• Desmaterialización de los documentos para facilitar la transmisión de
datos.
• Asientos automatizados.
• Control Integrado de Gestión.
• Normalización de los procedimientos para facilitar su implantación.
• Implantación de la Cuenta Única del Tesoro.
• Utilización de tecnología de vanguardia para que se garantice la
seguridad y confiabilidad de los datos.
Para alcanzar la integración plena de la Administración Pública desde el punto
de vista de sistemas, es necesario que se desarrollen módulos conexos con el
SIGECOF como por ejemplo:
• Recursos Humanos, el cual deberá incluir como mínimo: administración
de personal y el procesamiento de la nómina.
• Control de Proyectos y Contratos.
• Sistemas de Adquisición y Control de Bienes.
• Inventario de Bienes Nacionales.
Además, la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna deberá vigilar
estándares en cuanto al hardware y software que adquieran los organismos
públicos para facilitar las comunicaciones entre sí y en concordancia con lo
dispuesto en el Decreto con rango y fuerza de Ley Orgánica de Ciencia y
Tecnología e Innovación (N° 3.390 Gaceta Oficial N° 38.095 de fecha 28-12-
2004) referido al uso del software libre.
Es un requisito básico para el cambio estructural de la Administración Pública,
el nuevo marco legal que se ha venido creando desde la promulgación de la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela para que los cambios
propuestos tengan validez.
75
Es importante destacar que el hecho de automatizar y normar los procesos
permite que las actividades de control se realicen simultáneamente e inmersas
dentro de cada ciclo, al igual que reduce sustancialmente el número de
actividades manuales y el volumen de documentos. En este orden de ideas, el
Modelo Genérico presenta cambios significativos en el funcionamiento de las
actividades administrativas-financieras del Gobierno Nacional.
ANEXO B
INDICADORES DE GESTIÓN
El control de gestión se inicia con el proceso de planificación porque cuando se
planifica se establece una visión de largo, mediano y corto plazo. En el
proceso de ejecución se presentan desviaciones entre lo planificado y lo
realizado. El Control de Gestión se establece para detectar las desviaciones en
la ejecución de los procesos y en el logro de objetivos y metas y presentar las
situaciones más resaltantes a fin de corregirlas, así como la toma de
decisiones oportunas.
El Control de Gestión está basado en los siguientes principios:
Holístico: Se analiza el conjunto y no las partes del organismo o ente,
además de la repercusión de los factores en conjunto.
Equilibrio: Cada aspecto tiene su justo peso, evitando desviaciones de
acuerdo a la función del organismo.
Oportunidad: La detección como la corrección debe hacerse en el momento
preciso.
Eficiencia: Se dirige hacia la consecución de los objetivos con los recursos
disponibles.
Creatividad: Se continúa en una búsqueda incesante para el mejoramiento
de los indicadores significativos y estándares.
Impulso a la Acción: Debe advertir a la alta gerencia del organismo o ente
sobre la situación para que tome acciones inmediatas.
Etapas del Control: En la función de control están implicadas tres (3)
etapas:
a) Establecimiento de estándares en puntos estratégicos.
b) Comprobación e informe de la ejecución.
76
c) Acciones correctivas.
El Gerente, Jefe de Proyecto, Director de Línea, Administrador, son los dueños
de los respectivos procesos, por lo tanto, debe establecer la forma en que se
miden los procesos, esto lo hará con la orientación del personal de la Dirección
de Planificación y Presupuesto. A medida que se ejecutan los procesos, el
responsable evaluará sus indicadores y tomará acciones correctivas para el
mejoramiento de procesos (Autocontrol). Igualmente, la Unidad de Auditoría
Interna examinará periódicamente los procesos, para vigilar que se cumplan
de acuerdo con lo establecido formalmente por la máxima autoridad del
organismo o ente.
Diseño de un Sistema de Control de Gestión
Para iniciar el diseño de un Sistema de Control de Gestión se deben definir las
áreas críticas del organismo, como ejemplo, se asignan prioridades de la
siguiente forma:
• Proyectos y Programas Operativos.
• Presupuesto.
• Administración.
• Recursos Humanos.
• Contabilidad.
Bienes.
Se deben definir los indicadores claves que permitan medir la gestión de cada
área y/o proceso.
La Unidad de Auditoría Interna actúa como informador de la alta gerencia de
la institución. Los resultados de su trabajo deben producir como mínimo tres
informes:
a) El Cuadro de resultado mensual donde se comparan las grandes
líneas de actuación con la planificación establecida. Además, se
identifican las desviaciones y sus causas, proponiendo soluciones a
los problemas.
b) Análisis DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas)
con este informe se trata de hallar mejoras para cumplir con las
metas al costo y plazo establecido.
77
c) Benchmarking es un estudio comparativo entre el organismo
evaluado con respecto a otros organismos y/o a instituciones que
tengan áreas operativas similares.
La Unidad de Auditoría Interna aparte de los análisis técnicos, debe apoyar a
los Gerentes, Jefes de Proyectos, Directores de Línea, Administradores para
crear conciencia sobre los objetivos comunes.
Tomando en consideración lo antes mencionado, realizaremos un ejemplo
sencillo con el área de bienes:
a) Área crítica N° 1 Bienes
ASPECTOS
CLAVES
INDICADORES A
NIVEL DE ORGANISMO
FORMULA
1. Control % Bienes Perdidos en Bs. Monto Bienes Perdidos x 100
Monto Bienes
Etiquetado (marcaje) Bienes etiquetados en el mes x 100
Bienes adquiridos en el mes
% Cantidad de Bienes
Perdidos
Cantidad Bienes Perdidos x 100
Cantidad de Bienes
2. Registro Cuadre del Auxiliar de
Bienes Vs. Registro de
Activos.
Total Bienes Registrados x 100
Total Bienes adquiridos
Los resultados de los aspectos claves se vacían en el siguiente formato:
CUADRO DE RESULTADO MENSUAL
Organismo:
Mes:
DESVIACIONES
CONCEPTO PLANIFICADO
(P)
REALIZADO
(R)
EJERCICIO
ANTERIOR
(EA)
R-P R/P R/E
A
% Bienes
Perdidos en Bs.
Etiquetado
% Cantidad de
Bienes Perdidos
Cuadre del
Auxiliar vs.
Registro del
Pasivo
78
b) Con éste método (DOFA) se analizan las debilidades y fortalezas
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
1. No se lleva control sobre los bienes.
1. Fortalecimiento de los controles
en la Administración.
2. Los registros están desactualizados.
3. Personal no entrenado.
FORTALEZAS AMENAZAS
1. Personal con disposición para el
cambio.
1. Pérdida de los bienes.
c) La Evaluación Comparativa (Benchmarking) es un informe donde se
confronta la situación total o parcial del proceso, versus otra realidad que
puede ser del mismo tipo, nacional o internacional.
A medida que se van realizando las observaciones, el Sistema de Control de
Gestión se irá perfeccionando, lo cual debería redundar en un logro mayor de
los objetivos que se ha establecido la Administración.
A continuación, se presentarán algunos de los indicadores de gestión que
permitirán el control de los ciclos de actividades.
79
Proceso: Ejecución Presupuestaria
Nombre del Indicador: Efectividad de la Planificación Presupuestaria
Categoría:
Cumplimiento Calidad
Productividad X Control
Descripción del
Indicador:
Este indicador permite medir el porcentaje de
efectividad de la planificación presupuestaria tomando
en consideración las metas ejecutadas para un
período.
Periodicidad de la
Medición: Mensual Trimestral X
Según
Plazos
Establecidos
Responsable: Jefe de la Unidad de Planificación y Presupuesto
Fórmula:
Total metas ejecutadas en el período
X 100= %
Total metas planificadas en el período
Unidad de Medida: Física o Monetaria
80
Proceso: Ingresos
Nombre del Indicador: Efectividad de la Planificación de Ingresos
Categoría:
Cumplimiento Calidad
Productividad X Control
Descripción del
Indicador:
Este indicador permite medir el porcentaje de
efectividad de la planificación estimada de ingresos en
relación al total recaudado en Bs. para un período.
Periodicidad de la
Medición: Mensual
Trimestral
X
Según
Plazos
Establecidos
Responsable: Tesorero Nacional o Tesorería del Ente
Fórmula:
Total Bs. recaudados en el período
X 100 = %
Total Bs. estimados a recaudar para el período
Unidad de Medida: Monetaria
81
Proceso: Ejecución Presupuestaria
Nombre del Indicador: Tiempo Promedio de Tramitación de Compras y/o
Servicios
Categoría:
Cumplimiento X Calidad
Productividad Control
Descripción del
Indicador:
Este indicador permite medir el tiempo promedio
empleado en tramitar el proceso de compras y/o
servicios considerando desde que es recibido un
requerimiento de la unidad solicitante hasta la
emisión y envío de la Orden de Compra a un
proveedor.
Periodicidad de la
Medición: Mensual X
Trimestral
Según
Plazos
Establecidos
Responsable: Director de Administración
Fórmula:
Fecha Recepción
Requisición en la
Unidad de Compras
Unidad de Medida: días
-
Fecha de Emisión
de Orden de Compras
Observación: A fin de obtener el promedio se sumarán
los tiempos obtenidos en cada compra y se dividirán
entre el número de compras que han sido medidas.
82
Proceso:
Ejecución Presupuestaria
Nombre del Indicador:
Efectividad en la Generación de Ordenes de
Compras
Categoría:
Cumplimiento Calidad X
Productividad Control
Descripción del
Indicador:
Este indicador permite medir el Porcentaje de
efectividad en la generación de Órdenes de Compras
considerando el total de órdenes emitidas en un
período.
Periodicidad de la
Medición:
Mensual X
Trimestral
Según
Plazos
Establecidos
Responsable:
Jefe de Compras
Fórmula:
Total Ordenes Modificadas
X 100 = %
Total Ordenes de Compra Emitidas
Unidad de Medida: Nro. de Ordenes de Compra
83
Proceso:
Ejecución Presupuestaria
Nombre del Indicador:
Eficiencia en Ejecución Física de Obras Públicas
Categoría:
Cumplimiento Calidad
Productividad X Control
Descripción del
Indicador:
Este indicador permite medir el porcentaje de
cumplimiento de los contratistas en la ejecución física
de las obras Públicas
Periodicidad de la
Medición:
Mensual X Trimestral
Según
Plazos
Establecidos
Responsable:
Gerente de Proyecto
Fórmula:
Avance físico según Valuación
X 100 = %
Avance estimado según Planificación
Unidad de Medida: De acuerdo al aspecto que se esté
midiendo (Km., Mts2, Mts3, etc.)
84
Proceso:
Ejecución Presupuestaria
Nombre del Indicador:
Tiempo de Tramitación de Modificaciones
Presupuestarias
Categoría:
Cumplimiento X Calidad
Productividad Control
Descripción del
Indicador:
Este indicador permite medir el tiempo empleado por
los organismos o por la ONAPRE según el caso, en
tramitar la aprobación de solicitudes de
modificaciones presupuestarias (Traspasos,
Rectificación de Presupuesto, Créditos Adicionales)
ante los organismos competentes. (ONAPRE)
Periodicidad de la
Medición:
Mensual
Trimestral
Según
Plazos
Establecidos
X
Responsable:
Director de Administración
Fórmula:
Fecha Solicitud Recursos
Adicionales Por Unidad
Administrativa
Unidad de Medida: Días
-
Fecha de Aprobación
de Solicitud en sistema
(Dirección de
Presupuesto/
Ministro)
85
Proceso:
Pagos
Nombre del Indicador:
Tiempo Promedio en Tramitación y Aprobación de
Pagos
Categoría:
Cumplimiento X Calidad
Productividad Control
Descripción del
Indicador:
Este indicador permite medir el tiempo promedio
empleado por las Unidades Administrativas en el
proceso de aprobación de Pagos
Periodicidad de la
Medición:
Mensual X
Trimestral
Según
Plazos
Establecidos
Responsable:
Director de Administración
Fórmula:
Fecha Recepción del Bien
o Servicio
Unidad de Medida: Días
-
Fecha de Aprobación
del Pago en Sistema
(Unidad
Administrativa)
Observación: A fin de obtener el tiempo promedio se
sumarán los tiempos obtenidos en cada pago observado
y se dividirán entre el número de pagos que han sido
medidos.
86
Proceso:
Pagos
Nombre del Indicador:
Efectividad de la Gestión de Pagos
Categoría:
Cumplimiento X Calidad
Productividad Control
Descripción del
Indicador:
Este indicador permite medir el porcentaje de
efectividad de la gestión de Pagos tomando en
consideración el total de pagos programados para un
período.
Periodicidad de la
Medición:
Mensual
Trimestral
X
Según
Plazos
Establecidos
Responsable:
Jefe de la Unidad Administrativa
Fórmula:
Total pagos aprobados en el período
X 100 = %
Total pagos tramitados para el período
Unidad de Medida: N° de Pagos o Bolívares
87
Proceso:
Movimientos de Personal (Ingresos)
Nombre del Indicador: Tiempo Promedio de Selección
Categoría:
Cumplimiento X Calidad
Productividad Control
Descripción del
Indicador:
Este indicador permite medir el tiempo promedio
empleado por las Unidades de Recursos Humanos en
el proceso de reclutamiento y selección de personal.
Periodicidad de la
Medición:
Mensual X
Trimestral
Según
Plazos
Establecidos
Responsable:
Jefe de la Unidad de Recursos Humanos
Fórmula:
Fecha Solicitud de
Personal
(Unidad Solicitante)
Unidad de Medida: Días
-
Fecha de Selección de
Funcionario
(Unidad de Personal)
Observación: A fin de obtener el promedio se sumarán
los tiempos obtenidos en cada caso y se dividirán entre
el número de casos que han sido tomados.
88
Proceso:
Movimientos de Personal (Ingresos)
Nombre del Indicador: Tiempo Promedio de Inclusión en Nómina
Categoría:
Cumplimiento X Calidad
Productividad Control
Descripción del
Indicador:
Este indicador permite medir el tiempo promedio
empleado por las Unidades de Recursos Humanos
considerando desde la recepción del movimiento de
ingreso aprobado por VIPLADIN hasta su inclusión
formal en nómina.
Periodicidad de la
Medición:
Mensual X
Trimestral
Según
Plazos
Establecidos
Responsable:
Jefe de la Unidad de Recursos Humanos (RRHH)
Fórmula:
Fecha recepción
movimiento aprobado
por VIPLADIN
(Unidad de RRHH)
Unidad de Medida: Días
-
Fecha de inclusión de
funcionario en Nómina
(Unidad de RRHH)
Observación: A fin de obtener el promedio se sumarán
los tiempos obtenidos en cada caso y se dividirán entre
el número de casos que han sido tomados.
89
Proceso:
Movimientos de Personal (Ingresos, egresos,
promociones, transferencias)
Nombre del Indicador:
Tiempo de Aprobación de Movimientos en
VIPLADIN
Categoría:
Cumplimiento X Calidad
Productividad Control
Descripción del
Indicador:
Este indicador permite medir el tiempo promedio
empleado por VIPLADIN en el proceso de aprobación
de movimientos considerando desde el envío de la
solicitud de movimiento de personal hasta su
aprobación por dicho organismo.
Periodicidad de la
Medición:
Mensual X
Trimestral
Según
Plazos
Establecidos
Responsable:
Jefe de la Unidad de Recursos Humanos (RRHH)
Fórmula:
Fecha de envío de
Movimiento a VIPLADIN.
(Unidad de RRHH)
Unidad de Medida: Días
-
Fecha recepción
movimiento aprobado
por VIPLADIN.
(Unidad de RRHH)
90
Proceso:
Movimientos de Personal Empleado. (Ingresos por
Contrato)
Nombre del Indicador:
Tiempo de Generación de Contratos de Prestación
de Servicios y Personales
Categoría:
Cumplimiento X Calidad
Productividad Control
Descripción del
Indicador:
Este indicador permite medir el tiempo empleado por
las Unidades de Recursos Humanos y Asesoría Legal
en el proceso de generación de contratos
considerando desde la recepción y análisis de
expediente por parte de la Unidad de Personal hasta
la generación del contrato por el Dpto. de Asesoría
Legal.
Periodicidad de la
Medición:
Mensual X
Trimestral
Según
Plazos
Establecidos
Responsable:
Jefe de la Unidad de Personal
Fórmula:
Fecha recepción
expediente
(Unidad de Personal)
Unidad de Medida: Días
-
Fecha de generación
de contrato.
(Dpto. de Asesoría
Legal)
91
Proceso:
Movimientos de Personal Empleado (Ingresos por
Contrato)
Nombre del Indicador:
Tiempo de Generación de Contratos de Prestación
de Servicios y Personales
Categoría:
Cumplimiento X Calidad
Productividad Control
Descripción del
Indicador:
Este indicador permite medir el tiempo empleado por
las Unidades de Recursos Humanos y Asesoría Legal
en el proceso de generación de contratos
considerando desde la recepción y análisis de
expediente por parte de la Unidad de Personal hasta
la generación del contrato por el Dpto. de Asesoría
Legal.
Periodicidad de la
Medición:
Mensual X
Trimestral
Según
Plazos
Establecidos
Responsable:
Jefe de la Unidad de Personal
Fórmula:
Fecha recepción
expediente
(Unidad de Personal)
Unidad de Medida: Días
-
Fecha de generación
de contrato.
(Dpto. de Asesoría
Legal)
92
Proceso:
Movimientos de Personal Empleado (Ingresos por
Contrato)
Nombre del Indicador: Tiempo de Aprobación de Contratos
Categoría:
Cumplimiento X Calidad
Productividad Control
Descripción del
Indicador:
Este indicador permite medir el tiempo promedio
empleado por el Ministro, durante el proceso de
aprobación de Contratos relacionados con ingresos de
personal contratado.
Periodicidad de la
Medición:
Mensual X
Trimestral
Según
Plazos
Establecidos
Responsable:
Jefe de la Unidad de Recursos Humanos. (RRHH)
Fórmula:
Fecha recepción Contrato
(Ministro)
Unidad de Medida: Días
-
Fecha de Aprobación
de Contrato.
(Ministro)
* Se calculará el indicador para cada caso (Ministro)
93
Proceso:
Movimientos de Personal Empleado (Egresos por
Jubilación)
Nombre del Indicador: Tiempo de Proceso de Jubilación
Categoría:
Cumplimiento X Calidad
Productividad Control
Descripción del
Indicador:
Este indicador permite medir el tiempo empleado por
las diferentes Unidades (RR.HH., Asesoría Legal,
Bienestar Social, Comité de Pensiones y Jubilaciones)
en el proceso de tramitación y aprobación de
solicitudes de Jubilación, considerando desde la
recepción, análisis y verificación de los documentos
que respaldan la solicitud de Jubilación, hasta la
aprobación formal por parte del Comité.
Periodicidad de la
Medición:
Mensual
Trimestral
Según
Plazos
Establecidos
X
Responsable:
Jefe de la Unidad de Recursos Humanos (RRHH)
Fórmula:
Fecha recepción
Documentos (Dirección
RR.HH.)
Unidad de Medida: Días
-
Fecha de aprobación
de Acta (Comité de
Jubilaciones).
* Se podrá calcular un indicador para cada etapa del
proceso (Análisis de Solicitud, Generación de Acta,
Aprobación).
94
Proceso:
Administración de la Deuda Pública
Nombre del Indicador: Tiempo de Proceso en el Pago de la Deuda Pública
Categoría:
Cumplimiento X Calidad
Productividad Control
Descripción del
Indicador:
Permite medir el tiempo empleado en el proceso de
pago de la deuda pública:
• Recepción y verificación de Solicitud de Pago,
generación de Orden de Pago, autorización de
pago por la Oficina Nacional del Tesoro y
cancelación por el Ba nco.
Periodicidad de la
Medición:
Mensual
Trimestral X
Según
Plazos
Establecidos
Responsable:
Jefe de la Oficina Nacional de Crédito Público
Fórmula:
Fecha recepción Solicitud
de Pago y/o Bonos Venc.
(Presupuesto y Pago)
Unidad de Medida: Días
-
Fecha de Autorización
Orden de Pago
(ONT).
* Se podrá calcular un indicador individual para cada
etapa del Proceso (Generación de Orden de Pago-
Autorización-Cancelación del Pago)
95
Proceso:
Pago de Nómina
Nombre del Indicador: Tiempo de Generación de Nómina
Categoría:
Cumplimiento X Calidad
Productividad Control
Descripción del
Indicador:
Este indicador permite medir el tiempo empleado por
la Unidad de Nómina en el procesamiento y
generación de nómina.
Periodicidad de la
Medición:
Mensual X
Trimestral
Según
Plazos
Establecidos
Responsable:
Jefe de la Unidad de Nómina
Fórmula:
Fecha generación
Listados de Prenómina
Unidad de Medida: Días
-
Fecha de generación
Nómina definitiva
* Se podrá calcular un indicador para cada tipo de
proceso (Empleados, Obreros).
96
C) ABREVIATURAS
CGR Contraloría General de la República.
CIF Cost, Insurace and Freight (Costo, Seguro
y Flete).
Comité de Pensiones/Jub. Comité de Pensiones y Jubilaciones.
COSO Committee of Sponsoring Organization of
Tradeway Comisión (comite promotos de
la organización de la comisión de
comercio).
D.G. RRHH Dirección General de RR.HH.
DIR. Bienestar Social Dirección de Bienestar Social.
DIR. Previsión Social Dirección de Previsión Social.
Dpto. Asesoría Legal Departamento de Asesoría Legal.
Dpto. de Estadís.
Contabilidad
Departamento de Estadísticas y
Contabilidad.
Dpto. Relaciones Laborales Departamento de Relaciones Laborales.
EDSFE Entes Descentralizados Sin Fines
Empresariales.
FAS Free Alone Ship (libre al lado del buque).
FOB Free on Board (libre a bordo).
IFAC Federación Internacional de Contadores.
INTOSAI Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores.
IVA Impuesto al Valor Agregado.
LOAFSP Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público.
LOT Ley Orgánica del Trabajo.
NAGA Normas de Auditoría de General
Aceptación.
NIT Número de Identificación Tributaria.
OCP Oficina Central de Personal.
Ofic. Compras y Suministros
Oficina de Compras y Suministros del
Sector Público.
ONAPRE Oficina Nacional de Presupuesto.
ONCOP Oficina Nacional de Contabilidad Pública.
ONCP Oficina Nacional de Crédito Público.
ONT Oficina Nacional del Tesoro.
PCGA Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados.
RIF Registro de Información Fiscal.
97
RNC Registro Nacional de Contratistas.
SIGECOF Sistema Integrado de Gestión y Control de
las Finanzas Públicas.
SIGEN Sindicatura General de la Nación Argentina
SUNAI Superintendecia Nacional de Auditoría
Interna.
VIPLADIN Viceministerio de Planificación y
Desarrollo.