miércoles, 15 de septiembre de 2010

GENERALIDADES SOBRE EL CONTROL INTERNO

GENERALIDADES SOBRE EL CONTROL

El enfoque básico para la administración y operación de una organización, consiste en efectuar una verificación de cumplimiento en el desarrollo de planes y programas, el logro de objetivos, el cumplimiento de metas, la observancia de un marco de referencia de normatividad, ya sea de manera particular o en alguna combinación de éstas.
En este sentido se tiene que, el enfoque de esta verificación se orienta al ámbito de lo que en general se denomina CONTROL, o bien CONTROL INTERNO en particular, dentro del ámbito de las organizaciones, por aplicarse dentro de su contexto.
ANTECEDENTES

¿QUÉ ES “CONTROL”?  ¿QUÉ SE ENTIENDE POR “CONTROL”?

De acuerdo al Diccionario de la Real Academia de la Lengua, la definición semántica de CONTROL establece dos acepciones:
Inspección, Fiscalización, Intervención.
Dominio, mando, preponderancia.
De tal suerte se puede establecer que la primera proyecta un enfoque de REVISIÓN, mientras que la segunda proyecta un enfoque de INDUCCIÓN DE UN SENTIDO, a fin de asegurar que se logre aquello que se tiene proyectado.
En este sentido, es interesante observar que ambas acepciones se vinculan de alguna manera, ya que la inducción de un sentido (2) a un proceso organizacional, conllevaría al esquema de cumplimiento, sobre el que se enfocaría cualquier revisión (1).
OBJETIVO DEL CONTROL
El OBJETIVO fundamental del CONTROL consiste en procurar el logro exitoso de los objetivos planeados por una organización, a través de acciones de prevención y corrección de los efectos adversos a éste propósito.

CONCEPTOS DE CONTROL
A partir de la definición semántica de CONTROL, se tiene una gran diversidad de “conceptos”, derivados de su enfoque de aplicación, pero que sin embargo plantean coincidencias en el uso de algunos términos, tales como:
Proceso
Cerciorarse
Planes
Valoración
Corrección
Cumplimiento

Con lo cual es posible proyectar un perfil conceptual unificado, a partir de la definición de su enfoque, importancia, principios funcionales, características y forma de aplicación.

ENFOQUE DEL CONTROL

El efecto del CONTROL se enfoca a establecer una RELACION DE LA EJECUCIÓN CON LA PLANEACIÓN, con el propósito de verificar el logro de los objetivos proyectados, aplicando recursos de:

MEDICIÓN, ya que para controlar es imprescindible medir y dimensionar los resultados.
DETECCIÓN DE DESVIACIONES, como forma de identificar y localizar las diferencias que se presentan entre ejecución y planeación.
MEDIDAS CORRECTIVAS sobre las desviaciones detectadas, como la aportación fundamental para el logro de los objetivos planeados.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

El efecto de CONTROL pretende llevar lo planeado al logro exitoso de sus objetivos, para lo cual:
Se proyecta con una perspectiva de aplicación global, esto es, que se aplica a cosas, a personas, y actos.
Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, lo que sirve como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.
Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro.
Localiza a los responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
PRINCIPIOS DEL CONTROL

Para la conformación del ambiente de CONTROL se consideran los siguientes condiciones:

Base de EQUILIBRIO en la delegación de responsabilidades, incluyendo la dotación de los recursos de control correspondientes para asegurar el debido ejercicio de las mismas.
Orientación al LOGRO DE OBJETIVOS, a partir del establecimiento de métricas para la evaluación del desempeño.
Sentido de OPORTUNIDAD DE ACTUACIÓN, ya que para que un control sea eficiente, se requiere que sea Oportuno, Suficiente y Necesario.
Premisa de PREVENCIÓN DE DESVIACIONES, a fin de anular, o al menos aminorar su efecto, a partir de la adopción de las medidas preventivas, con la debida anticipación a su ocurrencia.
Principio de APLICACIÓN POR EXCEPCIÓN, esto es, que la aplicación del control se dirige específicamente hacia los puntos de necesidad real, a fin de reducir costos y tiempo.
Principio de ABSTRACCIÓN, esto es, que los responsables de aplicar el control no deben estar involucrados en las actividades sujetas a la observación por el mismo.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL

Para la configuración de los mecanismos de CONTROL, se deben considerar las siguientes características de funcionalidad:

COMPATIBILIDAD entre la naturaleza del mecanismo, y el entorno de aplicación.
OPORTUNIDAD de respuesta dentro del esquema de dinámica del entorno de aplicación.
ACCESIBILIDAD en la retroalimentación de información, así como para la aplicación de cualquier medida correctiva.
UBICUIDAD de los puntos en los que se aplica los efectos de control, procurando limitar dicha aplicación a aquellos que proyecten un valor efectivo.

APLICACIÓN DEL CONTROL
La aplicación del CONTROL se sustenta en los parámetros del Marco de Referencia, con los que se efectúan las mediciones y evaluaciones de los Resultados alcanzados;  a partir de lo cual, se determinan y aplican las eventuales Medidas Correctivas sobre la Ejecución de los Planes y Programas.

DEFINICIÓN C.O.S.O.

En 1992 en los Estados Unidos, se integró la llamada Comisión Treadway, con el propósito de establecer una definición unificada del concepto de CONTROL, que es conocida como el la DEFINICIÓN COSO DE CONTROL.  Esfuerzos similares se han realizado en otros países, en particular Canadá y la Unión Europea.
Esta definición proyecta una naturaleza dinámica al concepto, y establece una limitación importante, que su mera existencia NO GARANTIZA el logro de los objetivos, ya que, como cualquier instrumento, su efectividad de utilización depende de las condiciones de aplicación.

MARCO C.O.S.O. PARA APLICACIÓN DEL CONTROL

El Marco establecido por COSO para la aplicación del control, contempla los siguientes componentes:
Un AMBIENTE DE CONTROL, que corresponde al ámbito o entorno de aplicación del control.
Una EVALUACIÓN DE RIESGOS, que corresponde al análisis prospectivo de posibilidades de desviación que pueden ocurrir.
Una proyección de las ACTIVIDADES DE CONTROL, que es necesario establecer para hacer frente a los riesgos identificados.
Un mecanismo de INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN, para recopilar, transportar y entregar la información del desarrollo, para su eventual valoración.
Un esquema de MONITOREO, para la evaluación del desempeño del sistema, y la adopción de medidas correctivas sobre el mismo.
EL PROCESO DE CONTROL
Lo que se puede considerar como el PROCESO DE CONTROL, a partir del planteamiento COSO, se sustenta en dos factores básicos:
La identificación y dimensionamiento prospectivo de los RIESGOS.
La localización de los puntos dentro del proceso donde es probable que ocurran esos riesgos, y en consecuencia deberán establecerse las previsiones para hacerles frente.
TIPOS DE CONTROL

El CONTROL se tipifica de acuerdo a la ubicación de los puntos de control, ya que esto determina el tipo de adecuaciones aplicadas, en caso de que se detecten errores o desviaciones.  En este sentido, se plantean tres tipos, que no son excluyentes:

CORRECTIVO, cuando el punto de control se ubica al final del flujo de proceso, y las adecuaciones se enfocan a CORREGIR los errores sobre el resultado obtenido.  Corresponde a esfuerzos de restauración, recuperación, rescate o reversión.
DETECTIVO, cuando el punto de control se ubica dentro del proceso, y las adecuaciones se enfocan a DETECTAR y compensar los errores o desviaciones, antes de que se elabore el resultado.  Corresponde a esfuerzos de contención.
PREVENTIVO, cuando el punto de control se ubica al inicio del proceso, y las adecuaciones se enfocan a EVITAR los errores, antes de que afecten al proceso.  Corresponde a esfuerzos de prevención y disuasión.

PERSPECTIVAS DEL CONTROL
Los diferentes tipos de CONTROL pueden y deben coexistir dentro de un mismo entorno en virtud de la naturaleza de composición de las organizaciones, pero su perspectiva de efectividad, así como la proyección de costos y repercusiones, será diferente, derivado de su ubicación dentro del flujo de proceso.

LIMITACIONES DEL CONTROL

El CONTROL, por su naturaleza de instrumento, no puede garantizar por su propia existencia, el logro de los objetivos, ya que su aplicación está sujeta al efecto de las condiciones del entorno. 
Esta es la causa por la cual, en la misma definición COSO, se plantea el término “SEGURIDAD RAZONABLE”, para proyectar la perspectiva de efectividad en la medida en que se proporcionan las condiciones de entorno idóneas para su aplicación.

ENFOQUE CONCEPTUAL

La valoración de la pertinencia de un mecanismo de control respecto a la entidad que pretende regular, está determinada a partir de la siguiente secuencia de análisis:
La correspondencia de su perfil de funcionalidad, respecto a la perspectiva de utilidad que pretende regular, y los riesgos para la misma.
La correspondencia del perfil de configuración y funcionalidad de los procesos organizacionales, respecto a la perspectiva de utilidad que se pretende alcanzar.
La correspondencia entre el perfil de configuración y funcionalidad de los procesos organizacionales, respecto al marco de propósitos y objetivos proyectados para los mismos.
La consistencia entre los propósitos y objetivos de los procesos, respecto al marco de funciones, responsabilidades, objetivos y metas de las áreas, y de la institución.
Cuyo marco de referencia está constituido por el perfil de composición y articulación de la estructura y los procesos de la entidad o sistema organizacional.

MARCO ORGANIZACIONAL

Las condiciones para que una Organización tenga éxito, consisten en que:
El perfil de estructura y procesos detente los atributos de configuración y funcionamiento idóneos respecto a la naturaleza y sentido de tales expectativas, funciones, compromisos, objetivos y metas.
Los mecanismos de sustentación y regulación tengan la capacidad para conservar la continuidad y orientación de su funcionamiento, así como para evitar y corregir las desviaciones en el mismo.
Lo que se establece a partir de los siguientes atributos:

Consistencia y alineación entre los componentes estructurales de los niveles estratégico, táctico y operativo, con los que se orienta el funcionamiento de la organización.
Pertinencia de los mecanismos de control y los perfiles de evaluación, con los que se regula el funcionamiento de la organización.
Suficiencia, idoneidad y oportunidad de la plataforma de apoyos y el suministro de recursos, con los que se sustenta el funcionamiento de la organización.




7 comentarios:

  1. FLORYIMAR GARCIA.
    De la clase de hoy puedo decir, que fue excelente. Por cuanto refresce el tema del control interno, asimismo obtuve nuevos conocimientos y compartimos criterios atinentes al tema. Por otra parte, es preciso indicar que de las distintas definiciones que compartimos en clase sobre Control se puede decir que es para verificar si todo ocurre de conformidad con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Puedo acotar, que el objeto del control es señalar las debilidades y errores detectados en la organizacion. Aparte de lo mencionado, la actividad realizada en grupo fue my dinámica y de gran aprendizaje.

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  2. Buenas Tardes Floryimar, comparto tu opinión con respecto a la clase del día Viernes, 17/09/10, el control interno es un mecanismo fundamental para las organizaciones, lo importante es tener claro, que el mismo no es infalible y aunque su diseño sea excelente, su aplicación debe ser efectiva para minimizar errores y en la medida de lo posible evitar fraudes. Rosa Cucina

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  3. Buenas Tardes, continuando con el tema de Control Interno, en la Página Principal de controlinternohoy, la Prof. Heddy Luppi narró los conceptos de control, su objetivo, importancia, tipos de control, perspectivas, el proceso de control, principios, características de funcionalidad, evolución histórica, control interno y sus componentes.

    Al respecto, puedo comentar que el término de control interno ha venido reconociéndose tanto a nivel nacional como internacional, en los últimos 18 años. La revisión del mismo se inicia con la difusión del Informe del Comité de Organizaciones Patrocinadoras (COSO, por sus siglas en inglés) sobre el control interno integrado.

    Por lo que, el control interno es un proceso
    ejecutado por todos los niveles de una organización (puede ser tan amplio como un municipio, un sector de actividades, un estado,
    un país, o ser tan específi co como una unidad
    operativa, una actividad o un proceso específico). El diseño y la aplicación del
    marco de control interno, en el nivel
    que corresponda, se proponen obtener
    una seguridad razonable en el logro de los siguientes objetivos generales:
    1. Eficiencia y efi cacia en
    las operaciones,
    2. Confiabilidad en la información
    fi nanciera y de
    gestión, y
    3. Cumplimiento de leyes,
    reglamentos y normas aplicables.

    Ahora bien,un objetivo adicional, muy vinculado con la eficiencia de las operaciones, es el adecuado uso de los recursos del organismo para el cual se esté diseñando el control interno, entre los cuales se incluyen los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos.

    El control interno no garantiza la veracidad de las operaciones y el cumplimiento de los objetivos, ya que, están expuestos a errores
    del personal, posibilidades de colusión para obtener beneficios particulares y los fraudes internos y externos. El control interno solidamente diseñado y efectivamente aplicado desalienta los errores, la complicidad y los fraudes.

    El marco integrado de control interno (MICI) de una institución requiere de cinco componentes fundamentales que, al momento de su diseño y
    de manera especial al ponerlo en práctica,
    deben interactuar. Los componentes son:
    1. Ambiente de trabajo y control
    2. Evaluación de riesgos
    3. Actividades de control
    4. Información y comunicación
    5. Supervisión y Monitoreo

    El control interno, generalmente se ha relacionado con las transacciones contables y
    financieras de las empresas privadas, instituciones públicas y organismos de la sociedad civil. luego, se incorporaron las áreas administrativas,de manera especial en la gestión del recurso humano, las adquisiciones de bienes y servicios y la tecnología de la información. El paso más relevante fue dado con el Informe COSO, conocido como el enfoque de control interno integrado, publicado en 1992 por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras que realizó el trabajo por solicitud de la Comisión Treadway del Congreso de los Estados Unidos de América.

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  4. Buenas tardes, con respecto a la clase del pasado viernes de verdad me parecio muy interesante y amena, ademas nos permitio refrescar conocimientos respecto al control inteno, de lo cual me parece importante destacar el papel que juega la planificacion para los entes publicos, ya que esta nos indicara los patrones a seguir asi como las metas y objetivos a alacanzar, por consiguiente se deben tener claros desde el punto de vista de la administracion activa los metas y objetivos para de estar forma establecer los puntos de control necesarios para garantizar el cumplimiento de estos, ademas se debe tener presente de igual forma criterios de razonabilidad economica al momento de establecer dichos puntos de control. Por otro lado tambien llamo mi atencion cuando hablamos de las politicas de personal al referirnos al ambiente de control, ya que es poco comun o al menos en mi corta experiencia en la administracion publica no he observado politicas de personal orientadas a exaltar los valores institucionales, la moral y buenas costumbres el desarrollo profesional, codigos de eticas o codigos de conductas dentro de las instituciones publicas. Considerando que el recurso humano es lo primordial dentro de las organizaciones modernas, considero pertinente para garantizar un adecuado sistema de control se debe comenzar por educar a los funcionarios tanto desde el punto de vista profesional como etico moral.

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  5. Buenos Días estimada Profesora y Compañeros de estudio del PEGICFA 27-GUANARE, continuando con nuestro FORO de Control Interno, desarrollaré las Bases Legales del mismo, entre las cuales mencionaré las siguientes:
    1. El artículo 311 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela dispone que “….la gestión fiscal estará regida y será ejecutada con base en principios de eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad y equilibrio fiscal”.
    2. El artículo 315 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela establece que “En los presupuestos públicos anuales de gastos, en todos los niveles de gobierno, se establecerá de manera clara, para cada crédito presupuestario, el objetivo específico a que esté dirigido, así como los resultados concretos que se espera obtener y los funcionarios públicos o funcionarias públicas responsables para el logro de tales resultados”.
    3. El artículo 14 de la Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público determina que “…. para cada crédito presupuestario se establecerá el objetivo específico a que esté dirigido, así como los resultados que se espera obtener, en términos cuantitativos, mediante indicadores de desempeño, siempre que ello sea técnicamente posible”.
    4. El artículo 59 de la Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público ordena “…llevar registros de información de la ejecución física de su presupuesto, sobre la base de los indicadores de gestión previstos y de acuerdo con las normas técnicas correspondientes”.
    5. El artículo 35 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal dispone que “El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas”.
    6. El artículo 36 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal establece que “Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines del ente”.

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  6. Seguidamente, otras Bases legales del CI:
    12. El artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal dictamina que “ Las máximas autoridades, los niveles directivos y gerenciales de los organismos señalados en los numerales 1 al 11 del artículo 9 de esta Ley, además de estar sujetos a las responsabilidades definidas en este Capítulo, comprometen su responsabilidad administrativa cuando no dicten las normas, manuales de procedimientos, métodos y demás instrumentos que constituyan el sistema de control interno, o no lo implanten, o cuando no acaten las recomendaciones que contengan los informes de auditoría o de cualquier actividad de control”.
    13. El artículo 134 de Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público ordena estatuye que “…Corresponde a la máxima autoridad de cada organismo o entidad la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza, estructuras y fines de la organización. Dicho sistema incluirá los elementos de control previo y posterior incorporados en el plan de organización y en las normas y manuales de procedimientos de cada ente u órgano, así como la auditoria interna.”
    14. El artículo 15, Numeral 8 de Ley del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, establece que se debe “Evaluar, con base en los indicadores de gestión, el desempeño del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria”.
    15. El artículo 17 de la Ley Contra la Corrupción, dictamina que “Los funcionarios y empleados públicos deberán administrar los bienes y recursos públicos con criterios de racionalidad y eficiencia, procurando la disminución del gasto y la mejor utilización de los recursos disponibles en atención a los fines públicos”.
    16. El artículo 19 de la Resolución Sobre La Organización, Atribuciones Y Funciones Del SENIAT, establece que la Oficina de Auditoria Interna tiene las siguientes funciones: “…6. Controlar, supervisar y evaluar como órganos de control interno los sistemas automatizados establecidos para la entidad y realizar las auditorias que considere convenientes; 7. Verificar, supervisar, controlar como órgano de control interno el cumplimiento y la aplicación de las disposiciones establecidas en las Leyes, Reglamentos, Instructivos y normas sobre procedimientos del SENIAT… y 11. Establecer e implantar el sistema de información de control de gestión, para el seguimiento y control de los expedientes e investigaciones tributarias que desarrolle el SENIAT.

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  7. Buenas noches! Rosa me parece muy importante que hayas colocado materia de bases legales, es conveniente refrescar tales normativas para el desarrollo de la materia. Floryimar.

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